Voor een indoor bedrijfsfeest plan je het beste minimaal drie tot zes maanden van tevoren. Hoe groter het evenement en hoe meer leveranciers erbij betrokken zijn, hoe eerder je moet beginnen. Voor een klein personeelsfeest met twintig mensen kan zes weken soms nog net, maar voor een bedrijfsevent met honderd gasten of meer is drie maanden echt het minimum. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het organiseren van een bedrijfsfeest op locatie, van planning tot barverhuur.
Hoeveel maanden van tevoren boek je een barservice?
Een barservice voor een bedrijfsfeest boek je het beste twee tot vier maanden van tevoren. Populaire data, zoals vrijdagen in december of rondom feestdagen, zijn bij goede barverhuurders al snel volgeboekt. Wie te laat is, riskeert dat het gewenste concept of de juiste materialen niet meer beschikbaar zijn.
De meeste bedrijven beginnen hun zoekopdracht naar een barservice pas nadat ze de locatie hebben vastgelegd. Dat is begrijpelijk, maar het loont om beide tegelijk op te pakken. Een barverhuurder weet namelijk precies welke opstelling past bij een bepaalde ruimte en kan je daarin adviseren. Zo voorkom je dat je een locatie boekt die qua logistiek niet werkt voor de bar die je voor ogen had.
Voor een zakelijk evenement met een specifiek thema of merkactivatie is het verstandig nog eerder te beginnen, zodat er genoeg tijd is voor maatwerk en afstemming.
Wat moet er geregeld zijn vóór je de locatie boekt?
Vóór je een locatie boekt voor je bedrijfsfeest, moet je het aantal gasten, het budget, de gewenste datum en het type evenement helder hebben. Zonder deze vier punten is het lastig om een locatie te beoordelen op geschiktheid.
Doorloop deze stappen voordat je locaties gaat bezichtigen:
- Bepaal het aantal gasten zo nauwkeurig mogelijk, inclusief een marge naar boven
- Stel een realistisch budget vast voor de totale organisatie, niet alleen de locatie
- Kies een of twee mogelijke data zodat je flexibel kunt onderhandelen
- Definieer het doel van het feest: is het een informele borrel, een diner, een themafeest of een productlancering?
- Inventariseer technische wensen zoals catering, bar, geluid en licht
Pas als je deze informatie op een rij hebt, kun je locaties eerlijk vergelijken. Een locatie die er mooi uitziet maar geen ruimte biedt voor een mobiele bar of onvoldoende stroomaansluitingen heeft, valt dan snel af.
Welke barconcepten passen bij een indoor bedrijfsfeest?
Voor een indoor bedrijfsfeest passen cocktailbars, stellingbars en loungegeoriënteerde barconcepten het beste. Ze combineren een professionele uitstraling met een sfeer die past bij zakelijke settings, van informele borrel tot gala-avond.
De keuze hangt af van de grootte van de ruimte, het thema en de gewenste beleving:
- Cocktailbar: ideaal voor productlanceringen, VIP-avonden of events waarbij presentatie en merkbeleving centraal staan
- Stellingbar: een veelzijdig concept dat past op vrijwel elk type locatie, van kantoorruimte tot feestzaal
- Dranklokaal of DJ-bar: voor bedrijfsfeesten waarbij maximale sfeer en beleving het doel zijn
Bij een indoor locatie spelen ook praktische factoren een rol: is er voldoende ruimte voor de bar én de gasten eromheen? Is er een vloerafwerking die beschermd moet worden? Een goede barverhuurder denkt hierover met je mee tijdens de intake.
Hoe lang duurt de op- en afbouw van een mobiele bar?
De op- en afbouw van een mobiele bar duurt doorgaans één tot drie uur per fase, afhankelijk van de grootte van het concept en de toegankelijkheid van de locatie. Reken bij een grotere opstelling met meerdere elementen op een halve dag voor de volledige opbouw.
Factoren die de bouwtijd beïnvloeden, zijn onder andere:
- De omvang van de bar en het aantal bijbehorende elementen zoals koeling, decoratie en signing
- De bereikbaarheid van de locatie: een zaal op de begane grond bouwen is sneller dan een ruimte op de derde verdieping zonder lift
- Of er ook meubilair, verlichting of extra decoratie bij hoort
Praktisch gezien is het verstandig om met de locatie te overleggen of je de dag vóór het evenement al toegang hebt. Zo is de bar klaar wanneer de gasten binnenkomen en hoef je op de dag zelf niet te haasten.
Wat kost het huren van een bar voor een bedrijfsfeest?
De kosten voor het huren van een bar voor een bedrijfsfeest variëren sterk en zijn afhankelijk van het gekozen concept, de duur van het evenement en de afstand tot de locatie. Een eenvoudige opstelling begint doorgaans bij een paar honderd euro, terwijl een volledig uitgerust, sfeervol barconcept inclusief op- en afbouw meerdere duizenden euro’s kan kosten.
Houd bij het vergelijken van offertes rekening met wat er precies inbegrepen is:
- Is de op- en afbouw inbegrepen of wordt die apart berekend?
- Zijn koeling, glaswerk en decoratie onderdeel van het pakket?
- Worden er barmedewerkers meegeleverd of regel je die zelf?
- Zijn er extra kosten voor transport buiten een bepaalde straal?
Een all-in offerte is bij een bedrijfsfeest bijna altijd voordeliger dan losse onderdelen bij verschillende leveranciers regelen. Het scheelt ook veel coördinatietijd op de dag zelf.
Waar let je op bij het kiezen van een barverhuurder?
Bij het kiezen van een barverhuurder voor je bedrijfsfeest let je op betrouwbaarheid, de volledigheid van het aanbod en ervaring met zakelijke events. Een verhuurder die alleen materiaal levert maar geen op- en afbouw verzorgt, legt de logistieke verantwoordelijkheid bij jou neer.
Stel jezelf deze vragen bij het vergelijken van verhuurders:
- Heeft de verhuurder aantoonbare ervaring met bedrijfsevents van vergelijkbare omvang?
- Zijn op- en afbouw standaard inbegrepen?
- Kan de verhuurder meerdere concepten aanbieden zodat je kunt kiezen wat bij jouw thema past?
- Is er een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en last-minute aanpassingen?
- Werkt de verhuurder met eigen materiaal of huurt hij zelf in bij derden?
Een verhuurder met eigen voorraad heeft meer controle over kwaliteit en beschikbaarheid. Dat geeft zekerheid, zeker als je een specifiek concept of bepaalde materialen nodig hebt voor een bedrijfsevent op locatie.
Hoe wij helpen bij het organiseren van jouw bedrijfsfeest
Wij zijn gespecialiseerd in barverhuur voor bedrijfsevents en ontzorgen je van begin tot eind. Of je nu een cocktailbar zoekt voor een productlancering, een sfeervolle stellingbar voor een personeelsfeest of een volledig uitgeruste opstelling voor een groot zakelijk evenement, wij denken actief met je mee over wat past bij jouw locatie, thema en gasten.
Dit is wat wij bieden:
- Een breed assortiment aan unieke, zelf ontworpen barconcepten voor indoor gebruik
- Volledige op- en afbouw zodat jij je kunt focussen op de rest van de organisatie
- Inclusief koeling, glaswerk, decoratie en signing, alles uit eigen voorraad
- Ervaring met zakelijke events van klein tot groot, inclusief merkactivaties voor A-merken
- Persoonlijk advies op basis van jouw locatie en wensen
Wil je weten welk barconcept het beste past bij jouw bedrijfsfeest op locatie? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.
