Een kale ruimte klaarmaken voor een bedrijfsfeest doe je door te werken vanuit drie lagen: sfeer, functionaliteit en logistiek. Begin met de indeling van de ruimte, voeg daarna sfeerelementen toe zoals verlichting en een bar, en zorg tot slot dat de praktische kant goed geregeld is. Dit geldt voor zowel een kleine borrel als een groot personeelsfeest op locatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inrichten van een bedrijfsfeestlocatie.
Waar begin je met het inrichten van een lege evenementenruimte?
Begin met de plattegrond van de ruimte en bepaal de logische zones: een bargedeelte, zithoeken, een dansruimte of podium, en een entree. De indeling bepaalt hoe gasten zich door de ruimte bewegen en hoe prettig het verblijf aanvoelt. Zonder duidelijke zones voelt een lege ruimte al snel chaotisch, hoe mooi de decoratie ook is.
Stel jezelf bij het inrichten van een lege evenementenruimte voor een bedrijfsfeest op locatie de volgende vragen:
- Hoeveel gasten verwacht je en hoeveel ruimte heeft iedere persoon nodig?
- Waar is de aanvoer van stroom en water voor de bar?
- Wat is het programma en welke zones horen daarbij?
- Hoe loopt de route van entree naar bar naar zitplek?
Zodra je de indeling hebt, werk je van buiten naar binnen. Bepaal eerst de grote elementen zoals de bar, het podium of de tafels, en vul daarna de details in. Dit voorkomt dat je decoratie moet verschuiven omdat een koelkast of barmeubel niet past.
Welke elementen zorgen voor sfeer in een kale bedrijfsruimte?
Verlichting, een herkenbaar middelpunt zoals een bar, en materiaalgebruik zijn de drie elementen die het meeste effect hebben op de sfeer in een kale bedrijfsruimte. Zonder verlichting blijft elke ruimte koud aanvoelen, ongeacht de rest van de inrichting. Een sfeervolle bar als visueel ankerpunt trekt gasten samen en geeft de ruimte direct karakter.
Praktisch vertaald betekent dit het volgende:
- Verlichting: gebruik warm licht, spots of ledstrips om zones te accentueren. Vermijd tl-verlichting als hoofdlicht.
- Barmeubel: een opvallende bar in retro- of vintagestijl werkt als blikvanger en geeft het feest een eigen identiteit.
- Meubilair: kies voor een mix van statafels, lounge-elementen en barhoekjes om verschillende groepen gasten een plek te geven.
- Signing en decoratie: de bedrijfsnaam, het thema of de huisstijl verwerken in de inrichting maakt het feest herkenbaar en professioneel.
Kleine details zoals glaswerk, servetten en de presentatie achter de bar dragen meer bij aan de totaalervaring dan veel mensen verwachten. Een goed uitgeruste bar straalt verzorging uit, en dat gevoel nemen gasten mee naar huis.
Welk type bar past bij welk soort bedrijfsfeest?
Het type bar dat past bij een bedrijfsfeest hangt af van de sfeer die je wilt neerzetten, het aantal gasten en de locatie. Een cocktailbar past bij een stijlvol gala of productlancering, terwijl een mobiele buitenbar beter werkt bij een zomers personeelsuitje of festival op het bedrijfsterrein.
Hier is een overzicht van veelgebruikte bartypen per type bedrijfsfeest:
- Cocktailbar: geschikt voor productlanceringen, VIP-diners en stijlvolle personeelsfeesten. Geeft een premium uitstraling.
- Stellingbar: veelzijdig inzetbaar, past op elk terrein en is snel op te bouwen. Werkt goed bij borrels en teambuildingevenementen.
- Mobiele buitenbar (zoals de Bier-Mobiel of MultiBar): ideaal voor buitenevenementen op het bedrijfsterrein of in een park. Zelfvoorzienend en weerbestendig.
- DJ Bar: combineert muziekbeleving met de bar als middelpunt. Geschikt voor feesten waarbij entertainment centraal staat.
- Dranklokaal: voor events waarbij maximale beleving en sfeer het doel zijn, ongeacht de locatie.
Denk ook na over het aantal barmedewerkers dat je nodig hebt. Bij meer dan vijftig gasten is een goed uitgeruste bar met meerdere tapplaatsen en voldoende koeling geen luxe, maar een praktische noodzaak.
Hoe zorg je voor een professionele uitstraling zonder zelf alles te regelen?
Een professionele uitstraling bij een bedrijfsfeest op locatie bereik je door te werken met leveranciers die het totaalplaatje verzorgen, inclusief opbouw, styling en afbouw. Zelf alles coördineren kost niet alleen tijd, het vergroot ook de kans op fouten op de dag zelf. Door de juiste partijen in te schakelen, houd je ruimte om je te richten op de gasten.
Concreet helpt het om de volgende zaken uit te besteden of te bundelen:
- Verhuur van bar, meubilair en decoratie bij één leverancier
- Op- en afbouw laten regelen zodat jij op de dag zelf niet met dozen en gereedschap staat
- Koeling, glaswerk en signing meenemen in hetzelfde pakket
- Vooraf duidelijke afspraken maken over tijden, opstelling en contactpersoon ter plaatse
Een bedrijfsevent laten organiseren door een gespecialiseerde partij scheelt je niet alleen werk, het geeft ook zekerheid over kwaliteit en presentatie. Dat is precies wat zakelijke opdrachtgevers zoeken: geen verrassingen op de dag zelf.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het inrichten van een bedrijfsfeestlocatie?
De meest gemaakte fouten bij het inrichten van een bedrijfsfeestlocatie zijn: te laat beginnen met plannen, de logistiek onderschatten en te weinig aandacht besteden aan de bar als centrale plek. Veel organisatoren richten zich op decoratie en vergeten dat gasten de meeste tijd bij de bar doorbrengen.
Vermijd deze veelgemaakte fouten bij het bedrijfsfeest organiseren:
- Te weinig barruimte plannen: lange rijen bij de bar zorgen voor frustratie. Reken op voldoende tapplaatsen en koeling voor het aantal gasten.
- Geen rekening houden met opbouwtijd: een sfeervolle inrichting kost meer tijd dan je denkt. Plan de opbouw ruim voor aanvang van het feest.
- Sfeer en functionaliteit niet combineren: een mooie bar die slecht functioneert voor barmedewerkers vertraagt de service. Kies voor materiaal dat er goed uitziet én prettig werkt.
- Vergeten zones te creëren: een ruimte zonder indeling voelt onrustig aan. Zorg voor duidelijke plekken om te staan, te zitten en te dansen.
- Signing en huisstijl weglaten: een bedrijfsfeest is ook een moment voor merkbeleving. Verwerk de naam of het thema van het bedrijf subtiel in de inrichting.
Hoe EventBar helpt bij het inrichten van je bedrijfsfeest
Wij bij EventBar weten als geen ander wat er nodig is om een kale ruimte te transformeren tot een sfeervolle en goed functionerende feestlocatie. Ons assortiment omvat alles wat je nodig hebt voor een compleet bedrijfsfeest op locatie:
- Unieke vintage en retro barren, van cocktailbar tot DJ Bar en Bier-Mobiel
- Stijlvol meubilair, decoratie, signing en glaswerk
- Koeling en alle benodigde accessoires uit eigen voorraad
- Volledige op- en afbouw, zodat jij je nergens druk over hoeft te maken
We werken voor zowel kleine bedrijfsborrels als grote evenementen en leveren door heel Nederland. Onze jarenlange ervaring in de horeca- en evenementenbranche betekent dat we precies weten waar een goed georganiseerd bedrijfsfeest aan moet voldoen. Je hoeft zelf niets te coördineren op de dag zelf.
Wil je weten welke bar het beste past bij jouw event en locatie? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
