Voor een evenement met 100 personen heb je in de meeste gevallen één goed uitgeruste bar nodig. Dat is voldoende als de bar minimaal twee barmedewerkers heeft, de drankenkeuze overzichtelijk is en de gasten niet allemaal tegelijk komen bestellen. Bij een uitgebreid programma, meerdere dranksoorten of een groot terrein kan een tweede bar of een extra tapstation slim zijn. Hieronder lees je precies waar je rekening mee moet houden.
Hoeveel barren heb je nodig voor 100 gasten?
Voor 100 gasten volstaat in de meeste situaties één bar, mits die bar goed is uitgerust en bemand wordt door minimaal twee medewerkers. De vuistregel in de evenementenwereld is één barmedewerker per 40 tot 50 gasten. Een goed ingerichte bar met twee medewerkers bedient dus comfortabel een groep van 100 personen.
Toch zijn er situaties waarin een tweede bar of een extra tapstation logisch is. Denk aan een groot buitenterrein waarbij gasten ver moeten lopen, of een programma met een drukke openingsreceptie, gevolgd door een diner. In dat geval verspreid je de drukte over meerdere punten, wat de wachttijden kort houdt en de beleving verbetert.
Welke factoren bepalen het aantal benodigde barren?
Het aantal benodigde barren hangt af van meerdere factoren: de indeling van de locatie, het type evenement, de drankenkeuze en het verwachte piekmoment. Een receptie waarbij iedereen tegelijk arriveert, vraagt om meer barcapaciteit dan een diner waarbij gasten gespreid plaatsnemen.
De belangrijkste factoren op een rij:
- Locatiegrootte en indeling: een grote of gespreide locatie vraagt om meerdere barlocaties, zodat gasten niet te ver hoeven te lopen.
- Type drankservice: alleen bier en frisdrank is sneller te serveren dan een uitgebreide cocktailkaart. Hoe complexer de drankenkeuze, hoe meer tijd per bestelling.
- Piekmoment: bij een receptie of direct na een speech bestelt iedereen tegelijk. Reken dan op extra capaciteit.
- Duur van het evenement: een kort evenement van twee uur vraagt om een snellere doorstroom dan een avondfeest van vijf uur.
- Inclusief eten of niet: bij een diner bestellen gasten minder vaak aan de bar; bij een staand feest juist vaker.
Als je twijfelt, is het altijd beter om iets ruimer te plannen. Een lange wachtrij bij de bar is een van de meest gehoorde klachten na een evenement.
Wat is het verschil tussen een vaste bar en een mobiele bar?
Een vaste bar staat op een vaste locatie in een zaal of op een terrein en is doorgaans groter en zwaarder uitgerust. Een mobiele bar is verplaatsbaar, flexibel inzetbaar op verschillende locaties en hoeft geen permanente aansluiting te hebben. Voor evenementen is een mobiele bar vaak de handigste keuze.
Een vaste bar past goed bij evenementen in een horecagelegenheid of op een locatie die al over een barruimte beschikt. Je past je programma dan aan op de bar. Bij een mobiele bar pas je de bar aan op jouw programma, wat veel meer vrijheid geeft. Je plaatst hem precies waar het past: in een tent, op een grasveld, in een industriële hal of op een dakterras.
Voor buitenevenementen of locaties zonder vaste horeca-infrastructuur is een mobiele bar huren de meest praktische oplossing. Je hebt geen vaste aansluitingen nodig en de opbouw is snel geregeld.
Hoeveel barmedewerkers heb je nodig bij 100 personen?
Bij 100 gasten heb je minimaal twee barmedewerkers nodig. Dit is gebaseerd op de gangbare norm van één medewerker per 40 tot 50 gasten. Twee medewerkers kunnen bij een normaal drankenprogramma een groep van 100 personen goed bedienen, maar voeg een derde toe bij een cocktailbar of een intensief programma.
Cocktails kosten meer tijd per bestelling dan een biertje tappen of een glas wijn inschenken. Als je een uitgebreide cocktailkaart aanbiedt, reken dan op één medewerker per 25 tot 30 gasten. Zo houd je de wachttijden acceptabel en blijft de sfeer goed.
Vergeet ook de logistieke taken niet: iemand moet glazen aanvullen, de koeling bijhouden en afval wegruimen. Bij een druk evenement is het slim om daar een extra medewerker voor in te zetten, zodat de bartenders zich volledig op de gasten kunnen richten.
Welke bar past het beste bij jouw type evenement?
De beste bar voor jouw evenement hangt af van de sfeer die je wilt neerzetten en de praktische eisen van de locatie. Een retro- of vintagebar past bij een feestelijk en persoonlijk evenement, terwijl een strakke stellingbar beter aansluit bij een zakelijke setting.
Een paar handige richtlijnen:
- Bruiloft of privéfeest: kies voor een sfeervolle bar met karakter, zoals een retromodel of een cocktailbar die de avond een extra dimensie geeft.
- Bedrijfsevenement of borrel: een strakke, professionele bar die past bij de huisstijl van het bedrijf werkt goed. Denk aan signing en branding op de bar zelf.
- Festival of buitenevenement: kies voor een robuuste mobiele bar die tegen een stootje kan en eenvoudig op te bouwen is op een grasveld of festivalterrein.
- VIP of gala: een luxe uitstraling met bijpassend meubilair en decoratie maakt het verschil. Een cocktailbar of Dranklokaal past perfect bij een exclusieve avond.
Bekijk het volledige aanbod van mobiele bars en barmateriaal voor een goed overzicht van wat er allemaal mogelijk is.
Wat moet je nog meer regelen naast de barren zelf?
Naast de bar zelf zijn er meerdere zaken die je goed moet regelen voor een soepel verlopend evenement. Denk aan koeling, glaswerk, signing, meubilair en de aanvoer van dranken. Een mooie bar zonder de juiste randvoorwaarden werkt niet optimaal.
Zaken die je niet moet vergeten:
- Koeling: voldoende koelcapaciteit voor bier, wijn en frisdrank is een basisvereiste. Reken uit hoeveel liter je per uur nodig hebt.
- Glaswerk: de juiste glazen per dranksoort maken een groot verschil in beleving. Bierglazen, wijnglazen, longdrinkglazen en cocktailglazen zijn allemaal anders.
- Signing en branding: wil je de bar in de stijl van jouw event of merk? Zorg dan voor passende signing of decoratie op en rondom de bar.
- Meubilair: barstoelen, hoge tafels of loungemeubels rondom de bar nodigen gasten uit om te blijven hangen.
- Drankeninkoop: regel dit op tijd en reken ruim. Liever iets over dan tekort.
- Op- en afbouw: zorg dat je weet wie de bar opbouwt en afbreekt, en wanneer dat op de locatie kan.
Hoe EventBar helpt bij het inrichten van jouw bar op evenementen
EventBar verzorgt alles rondom de bar voor jouw evenement, van 100 gasten tot grote producties. We denken met je mee over hoeveel barren je nodig hebt, welk model past bij jouw type event en hoe we de opstelling het beste kunnen inrichten voor een soepele doorstroom.
Wat we voor je regelen:
- Unieke retro- en vintagebars, zelf ontworpen en gebouwd voor maximale sfeer en werkgemak
- Koeling, glaswerk, meubilair, decoratie en signing uit eigen voorraad
- Inclusief professionele op- en afbouw, zodat jij je nergens druk over hoeft te maken
- Maatwerkadvies over het juiste aantal barren en de beste opstelling voor jouw locatie
- Ervaring met privéfeesten, bruiloften, bedrijfsevents, festivals en VIP-arrangementen
Wil je weten wat EventBar voor jouw evenement kan betekenen? Lees meer over ons en onze werkwijze of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We helpen je graag verder.
