Als je een mobiele bar wilt huren voor je evenement, is het advies: boek zo vroeg mogelijk, maar minimaal 4 tot 8 weken van tevoren. Voor grote evenementen of feesten in het hoogseizoen (mei tot en met september) raden we aan om zelfs 3 tot 6 maanden vooruit te plannen. Hoe eerder je reserveert, hoe groter de kans dat je precies de bar krijgt die bij jouw concept past.
Of je nu een bedrijfsfeest organiseert, een bruiloft plant of een festival op poten zet: de bar is een onderdeel dat je niet op het laatste moment wilt regelen. Hieronder leggen we uit waarom timing zo belangrijk is en wat je moet weten om goed voorbereid te zijn.
Wat gebeurt er als je een bar te laat reserveert?
Als je te laat reserveert, loop je het risico dat de bar die jij wilt al is geboekt op jouw datum. Populaire modellen zoals de Bier-Mobiel of de DJ Bar zijn regelmatig weken of zelfs maanden van tevoren volgeboekt, zeker in drukke periodes. Je kunt dan uitwijken naar een alternatief, maar dat past misschien minder goed bij je concept.
Naast beschikbaarheid speelt ook de voorbereiding een rol. Een goede barpartner denkt mee over de opstelling, logistiek en de juiste accessoires. Als je te laat aanklopt, is er simpelweg minder tijd om dat goed te regelen. Je wilt niet dat de bar op de dag zelf een verrassing is, maar een onderdeel dat naadloos aansluit op de rest van je evenement.
Wanneer is het hoogseizoen voor evenementenverhuur?
Het hoogseizoen voor evenementenverhuur loopt ruwweg van mei tot en met september. In deze periode vinden de meeste festivals, bruiloften, bedrijfsuitjes en buitenevenementen plaats. De vraag naar mobiele bars en barmateriaal piekt dan flink, wat betekent dat de beschikbaarheid sneller afneemt.
Maar ook buiten het zomerseizoen zijn er drukke momenten. Denk aan de feestdagen in december, carnaval en grote sportevenementen. Wie in die periodes een mobiele bar wil huren, doet er goed aan om ruim op tijd te reserveren. Een vuistregel: hoe groter het evenement en hoe specifieker de wensen, hoe eerder je moet boeken.
Wat moet je doorgeven bij het reserveren van een mobiele bar?
Bij het reserveren van een mobiele bar is het nuttig om de volgende informatie bij de hand te hebben:
- Datum en tijdstip van het evenement (inclusief op- en afbouwtijd)
- Locatie en eventuele bijzonderheden (binnen of buiten, beschikbare ruimte, bereikbaarheid)
- Verwacht aantal gasten, zodat de juiste capaciteit bepaald kan worden
- Type evenement (bruiloft, festival, bedrijfsfeest, VIP-arrangement, etc.)
- Gewenste stijl of concept, zodat de bar aansluit op de sfeer die je wilt neerzetten
- Specifieke wensen zoals koeling, glaswerk, signing of decoratie
Hoe meer je van tevoren doorgeeft, hoe beter een barpartner kan meedenken. Een goede briefing voorkomt verrassingen op de dag zelf en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Hoe werkt het boekingsproces voor barmateriaal?
Het boekingsproces voor barmateriaal verloopt doorgaans in een paar stappen: je neemt contact op met een aanvraag, bespreekt de wensen, ontvangt een offerte en bevestigt de boeking. Na bevestiging wordt de datum geblokkeerd en start de voorbereiding voor op- en afbouw.
Bij grotere of complexere evenementen kan er ook een locatiebezoek of overleg plaatsvinden om de opstelling te bespreken. Dat is geen overbodige luxe: een goede opstelling maakt het verschil voor zowel de beleving van gasten als het werkgemak van barmedewerkers. Bekijk het volledige aanbod om een idee te krijgen van de mogelijkheden voordat je contact opneemt.
Wat zijn de voordelen van vroeg boeken voor je evenement?
Vroeg boeken geeft je meer keuze, meer tijd en minder stress. Je kunt rustig de opties vergelijken, de juiste bar uitkiezen en alles goed afstemmen op je evenementconcept. Dat is een stuk prettiger dan op het laatste moment nemen wat er nog beschikbaar is.
Concrete voordelen van vroeg reserveren:
- Je hebt de meeste keuze uit het assortiment
- Er is meer tijd voor afstemming en maatwerk
- Je voorkomt teleurstellingen als een specifiek model al vergeven is
- Je kunt rustig nadenken over aanvullende wensen zoals decoratie, koeling of signing
- De logistiek rondom op- en afbouw kan beter ingepland worden
Vroeg boeken is niet alleen nuttig voor jezelf, maar ook voor de mensen met wie je samenwerkt. Hoe meer tijd er is voor voorbereiding, hoe beter het eindresultaat.
Hoe EventBar helpt bij het plannen van jouw mobiele bar
EventBar is gespecialiseerd in de verhuur van unieke, zelf ontworpen retro- en vintagebars voor evenementen door heel Nederland. Of je nu een intieme cocktailbar zoekt of een grote opstelling voor een festival: we denken graag met je mee over wat het beste past bij jouw event.
- Ruim assortiment uit eigen voorraad, inclusief Bier-Mobiel, MultiBar, DJ Bar, Dranklokaal en meer
- Altijd inclusief op- en afbouw, zodat jij je op andere zaken kunt richten
- Ervaren team dat meedenkt op conceptueel niveau
- Geschikt voor zowel kleine feesten als grote zakelijke evenementen en festivals
- Maatwerk mogelijk op het gebied van sfeer, signing en decoratie
Wil je weten wie we zijn en wat we al hebben gedaan? Kijk dan eens op onze over-ons-pagina. Ben je er klaar voor om je evenement goed te plannen? Neem contact op en we helpen je verder met een vrijblijvend adviesgesprek.
