Of je nu een feestje organiseert voor vijftig mensen of een groot zakelijk evenement plant, de vraag over drank komt altijd naar boven: mag je je eigen flessen meenemen naar een gehuurde bar? Het korte antwoord is: dat hangt af van de afspraken met je barverhuurder. Bij de meeste professionele barverhuurders is het meebrengen van eigen drank niet standaard toegestaan, maar er zijn altijd mogelijkheden om te overleggen. Lees hieronder precies hoe dat zit en wat je het beste kunt doen.
Mag je eigen drank meenemen bij een gehuurde bar?
Bij een gehuurde bar mag je in de meeste gevallen geen eigen drank meenemen zonder voorafgaand overleg. De meeste barverhuurders werken met vaste drankenleveranciers of merkpartners en hebben duidelijke afspraken over wat er achter de bar geschonken wordt. Of het uiteindelijk kan, hangt af van het type evenement, de locatie en de specifieke werkwijze van de verhuurder.
Het is geen zwart-witsituatie. Bij een kleinschalig privéfeest liggen de regels soms soepeler dan bij een zakelijk evenement of festival. Maar ook dan geldt: vraag het altijd vooraf. Kom je er pas op de dag zelf achter, dan is de kans groot dat je met een probleem zit dat je niet meer kunt oplossen.
Waarom staat een barverhuurder eigen drank vaak niet toe?
Een barverhuurder staat eigen drank vaak niet toe vanwege commerciële afspraken, aansprakelijkheid en kwaliteitsborging. Professionele verhuurders werken regelmatig samen met vaste drankenleveranciers of zijn partner van specifieke merken. Als jij eigen drank meeneemt, doorkruis je die samenwerking direct.
Daarnaast speelt aansprakelijkheid een grote rol. Als er iets misgaat met drank die niet via de verhuurder is geleverd, zoals een kwaliteitsprobleem of een incident rondom alcoholgebruik, is het onduidelijk wie er verantwoordelijk is. Een professionele barverhuurder wil die onduidelijkheid liever vermijden.
Tot slot is er de praktische kant: barmedewerkers zijn getraind op de producten die zij kennen. Onbekende flessen, vreemde pompen of afwijkende glazen kunnen het werk achter de bar onnodig ingewikkeld maken. Dat werkt niet prettig voor het personeel én niet voor jouw gasten.
Wat zijn de alternatieven als je een specifiek drankje wilt aanbieden?
Als je een specifiek drankje wilt aanbieden op je evenement, zijn er drie praktische alternatieven die goed werken zonder gedoe:
- Bespreek het met je verhuurder. Veel verhuurders kunnen een specifiek merk of product opnemen in het assortiment als je dat tijdig aanvraagt. Ze regelen de inkoop dan zelf, zodat alles netjes verloopt.
- Kies voor een maatwerkdrankkaart. Sommige verhuurders stellen een drankkaart samen op basis van jouw wensen. Zo heb je invloed op het aanbod zonder dat je zelf flessen hoeft te slepen.
- Werk met een themacocktail of huisdrankje. Wil je iets persoonlijks of iets dat past bij je merkidentiteit? Vraag dan of de barverhuurder een speciale cocktail of drankje kan ontwikkelen op basis van beschikbare ingrediënten.
Wil je een specifiek drankje echt niet missen? Bespreek dit dan zo vroeg mogelijk. Hoe eerder je dit aankaart, hoe meer ruimte er is om iets te regelen dat voor beide partijen werkt. Bekijk ook het assortiment van EventBar om een idee te krijgen van wat er allemaal mogelijk is.
Hoe werkt het drankenbeleid bij een mobiele bar op een privé-evenement?
Bij een mobiele bar op een privé-evenement is het drankenbeleid vaak iets flexibeler dan bij grotere commerciële evenementen, maar er gelden nog steeds duidelijke afspraken. De verhuurder bepaalt in de meeste gevallen welke dranken er geschonken worden, ook als de bar bij jou thuis of in een privélocatie staat.
Bij een privéfeest zonder commercieel karakter, zoals een verjaardag, jubileum of bruiloft, is de kans groter dat een verhuurder bereid is om mee te denken over het drankenaanbod. Toch blijft het verstandig om geen aannames te doen. Vraag expliciet wat er wel en niet mogelijk is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Een ander punt om rekening mee te houden: ook bij privé-evenementen gelden regels rondom alcoholverstrekking. Denk aan leeftijdscontrole en verantwoord schenken. Een professionele barverhuurder houdt zich hier altijd aan, ongeacht of het om een klein of groot feest gaat.
Wat moet je bespreken met je barverhuurder vóór het evenement?
Vóór je evenement moet je met je barverhuurder in ieder geval het drankenaanbod, de logistiek, de bezetting en de afspraken rondom eigen drank bespreken. Hoe concreter je dit vooraf regelt, hoe soepeler de dag zelf verloopt.
Een handig overzicht van onderwerpen die je niet wilt overslaan:
- Welke dranken zijn standaard beschikbaar en wat kost dat?
- Zijn er opties om het assortiment uit te breiden of aan te passen?
- Is het toegestaan om eigen drank mee te brengen, en zo ja, onder welke voorwaarden?
- Wie regelt de inkoop van drank en wie draagt de kosten?
- Hoe wordt omgegaan met alcoholbeleid, zoals leeftijdscontrole?
- Wat zijn de afspraken rondom op- en afbouw van de bar?
Zorg dat je deze punten schriftelijk bevestigt. Zo voorkom je misverstanden en weet iedereen wat er verwacht wordt. Voor meer informatie over wat er allemaal mogelijk is bij het huren van een bar, is het slim om dit vroeg in het planningsproces te bespreken.
Hoe EventBar helpt bij jouw drankbeleid op het evenement
Bij EventBar denken we graag met je mee over het drankenaanbod op jouw evenement. Of je nu een intiem privéfeest organiseert of een grootschalig zakelijk evenement, we zorgen dat de bar past bij jouw wensen en concept. Wat wij bieden:
- Een breed assortiment aan sfeervolle, zelfontworpen bars, zoals de Bier-Mobiel, cocktailbar en het Dranklokaal
- Flexibel meedenken over het drankenaanbod en de invulling van de bar
- Volledige ontzorging, inclusief op- en afbouw, zodat jij je kunt focussen op de rest van het evenement
- Jarenlange ervaring in de horeca- en evenementenwereld, waardoor we precies weten wat werkt
Wil je weten wat er mogelijk is voor jouw evenement? Leer ons beter kennen of neem direct contact op en we bespreken samen wat het beste past bij jouw feest of evenement.
