Bij het huren van een bar voor een evenement gaan er regelmatig dezelfde dingen mis. Denk aan te weinig barruimte, materiaal dat te laat wordt gereserveerd of koeling die simpelweg wordt vergeten. De meest gemaakte fouten bij barverhuur zijn: te laat boeken, de capaciteit onderschatten, uitrusting vergeten en een onduidelijke keuze tussen een vaste of mobiele bar. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het huren van een bar, zodat jij die fouten voorkomt.
Hoe bereken je hoeveel barruimte je nodig hebt?
Een vuistregel: reken per 50 gasten minimaal één bartap of één actieve barmedewerker. Bij een evenement met 200 gasten heb je dus minimaal vier tappunten nodig om wachtrijen te voorkomen. Houd ook rekening met het type evenement: bij een staand cocktailfeest verloopt de service anders dan bij een diner met een drankpauze.
Naast het aantal gasten speelt ook het tijdstip een rol. Rond de opening van een evenement en vlak na een speech of optreden piekt de vraag bij de bar. Als je dan te weinig barruimte hebt, loopt het vast op de verkeerde momenten. Denk ook aan de fysieke ruimte: een bar die te klein is voor het aantal medewerkers zorgt voor chaos achter de toog. Een goede bar is niet alleen groot genoeg voor de gasten, maar ook praktisch ingericht voor de mensen die erachter werken.
Wanneer moet je barmateriaal reserveren voor een evenement?
Reserveer barmateriaal bij voorkeur minimaal vier tot zes weken voor het evenement. Voor grote evenementen, festivals of drukke periodes zoals de zomer en de feestdagen geldt: hoe eerder, hoe beter. Populaire barren en specifieke items zijn snel vergeven, zeker als je inzet op een specifieke stijl of uitstraling.
Een veelgemaakte fout is denken dat je barmateriaal altijd last-minute kunt regelen. In de praktijk zijn de meest gevraagde en sfeervolle opties al vroeg geboekt. Als je met een evenementenbureau werkt of als zelfstandig eventplanner, is het slim om de bar tegelijk met de locatie te reserveren. Zo weet je zeker dat je concept klopt en dat alles op tijd beschikbaar is. Bekijk alvast het beschikbare barmateriaal in onze webshop om een idee te krijgen van wat er mogelijk is.
Welke baruitrusting wordt vaak vergeten bij evenementen?
De meest vergeten onderdelen bij het huren van een bar zijn: koeling, glaswerk, signing en afvalbakken. Veel planners focussen op de bar zelf, maar vergeten de randapparatuur die de boel draaiende houdt. Zonder voldoende koeling heb je geen gekoelde dranken, en zonder het juiste glaswerk oogt zelfs de mooiste bar onprofessioneel.
Andere items die regelmatig over het hoofd worden gezien:
- IJsemmer of ijsmachine voor gekoelde drankjes en cocktails
- Bartools zoals shakers, maatbekers en rietjes
- Signing en branding om de bar herkenbaar te maken voor gasten of sponsoren
- Verlichting achter de bar voor sfeer en zichtbaarheid
- Afvalverwerking zoals bakken voor glas en organisch afval
Zeker bij buitenevenementen komen hier nog extra uitdagingen bij, zoals stroomvoorziening en wateraansluiting. Denk hier van tevoren over na, zodat je op de dag zelf niet voor verrassingen staat.
Wat is het verschil tussen een vaste bar en een mobiele bar huren?
Een vaste bar staat op een vaste positie op de locatie en is doorgaans groter en zwaarder uitgevoerd. Een mobiele bar is flexibel inzetbaar, eenvoudig te verplaatsen en geschikt voor locaties zonder permanente barinfrastructuur. Voor evenementen buiten of op bijzondere locaties is een mobiele bar vrijwel altijd de beste keuze.
Het verschil zit ook in de opbouw. Een vaste bar vereist vaak meer voorbereiding en afstemming met de locatie. Een mobiele bar kun je sneller opstellen en is ontworpen om ook op lastige plekken te werken, zoals in een tent, op een grasveld of in een historisch pand. Voor professionele eventplanners die werken met wisselende locaties biedt een mobiele bar meer vrijheid en minder logistieke hoofdpijn.
Bekijk ook het volledige aanbod van EventBar om te zien welke barconcepten beschikbaar zijn voor jouw type evenement.
Hoe kies je de juiste barpartner voor een professioneel evenement?
De juiste barpartner voor een professioneel evenement voldoet aan vier criteria: betrouwbaarheid, flexibiliteit, een sterk assortiment en volledige ontzorging, inclusief op- en afbouw. Een goede partner denkt mee op conceptueel niveau en levert consistent, ook bij grote of complexe producties.
Let bij je keuze op de volgende punten:
- Eigen voorraad: werkt de partner met eigen materiaal of via derden? Eigen voorraad betekent meer controle en minder risico op last-minute problemen.
- Op- en afbouw: regelt de partner dit zelf, of ben jij als eventplanner daarvoor verantwoordelijk?
- Maatwerk: kan de partner meedenken over het concept en de stijl van jouw event?
- Schaalbaar aanbod: kan de partner zowel een intiem feest als een groot festival aan?
- Ervaring in de branche: heeft de partner aantoonbare ervaring met professionele evenementen?
Een barpartner is meer dan een leverancier. Voor bureaus en planners die meerdere events per jaar organiseren, loont het om een vaste relatie op te bouwen met een partner die jouw werkwijze kent en daarop anticipeert.
Hoe EventBar helpt bij het voorkomen van fouten bij barverhuur
EventBar is specialist in barverhuur voor evenementen door heel Nederland. We werken met een uniek assortiment aan zelfontworpen en zelfgebouwde retro- en vintagebarren, waaronder de Bier-Mobiel, MultiBar, cocktailbar, stellingbar, het Dranklokaal en de DJ Bar. Alles komt rechtstreeks uit eigen voorraad en wordt inclusief op- en afbouw geleverd.
- We denken mee over barindeling, capaciteit en uitstraling op basis van jouw concept
- We leveren complete setups inclusief koeling, glaswerk, signing en decoratie
- We werken voor evenementenbureaus, zelfstandige planners en grote merken
- We zijn flexibel inzetbaar voor privéfeesten, festivals, beurzen en galadiners
- We regelen de volledige op- en afbouw, zodat jij je kunt focussen op de rest van het event
Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze over-ons-pagina. Of neem direct contact op via onze contactpagina en vertel ons over jouw event. We helpen je graag verder.
