Een bar huren voor een buitenevenement is een slimme keuze, maar buiten opstellen vraagt wat meer voorbereiding dan binnen. Je hebt te maken met de ondergrond, het weer, stroom en logistiek. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een gehuurde bar buiten, zodat jij goed voorbereid je event ingaat.
Of je nu een festival organiseert, een bedrijfsfeest in de tuin plant of droomt van een bruiloft in de buitenlucht: met de juiste aanpak maak je van elke locatie een succes. Hieronder vind je concrete antwoorden op alles wat je moet weten.
Waar moet je op letten bij het opstellen van een bar buiten?
Bij het opstellen van een gehuurde bar buiten let je op vier dingen: de ondergrond, de weersomstandigheden, de beschikbaarheid van stroom en de bereikbaarheid van de locatie. Houd ook rekening met de looproutes voor gasten en barmedewerkers, en zorg dat de bar logisch in de ruimte staat ten opzichte van de rest van het evenement.
Denk vooraf na over de positie van de bar. Een bar in de schaduw is prettiger voor de medewerkers en zorgt ervoor dat dranken minder snel warm worden. Staat de bar in de volle zon, dan heb je extra koeling nodig. Zorg er ook voor dat de aanvoerroute voor materialen vrij is, zodat op- en afbouw soepel verlopen.
Verder is het slim om de locatie vooraf te bezoeken of gedetailleerde foto’s op te vragen. Zo voorkom je verrassingen op de dag zelf. Bekijk ook of er een vergunning nodig is voor het plaatsen van een tijdelijke bar op de locatie, want sommige gemeenten of locatiebeheerders stellen hier eisen aan.
Welke gehuurde bar is het meest geschikt voor buiten?
Voor buitenevenementen zijn mobiele bars het meest geschikt, omdat ze speciaal zijn ontworpen voor gebruik op wisselende locaties. Denk aan bars op wielen of lichtgewicht modulaire systemen die je snel kunt opbouwen op gras, grind of een verharde ondergrond. Ze zijn weerbestendig en eenvoudig te verplaatsen.
Populaire keuzes voor buiten zijn de Bier-Mobiel en de MultiBar, twee mobiele barconcepten die speciaal bedoeld zijn voor gebruik buiten. Deze bars zijn compact, stabiel en snel opgebouwd. De Bier-Mobiel is ideaal voor festivals en grote buitenevenementen, terwijl de MultiBar flexibel inzetbaar is op verschillende terreintypen.
Wil je meer sfeer en een cocktailbeleving buiten? Dan is een cocktailbar of stellingbar ook goed inzetbaar buiten, mits de ondergrond stabiel is. Bespreek met je verhuurpartner welke bar het beste past bij jouw locatie en concept.
Hoe zorg je voor een stabiele ondergrond bij een buitenbar?
Voor een stabiele ondergrond bij een buitenbar zorg je door de bar te plaatsen op een vlakke, stevige ondergrond, zoals beton, tegels of verdicht grind. Op zachte of ongelijke ondergronden, zoals gras, gebruik je rijplaten, houten vloerplaten of stelvoeten om de bar waterpas te krijgen en verzakking te voorkomen.
Controleer de ondergrond altijd van tevoren, zeker na regenval. Nat gras of losse aarde kan ervoor zorgen dat een bar scheef zakt, wat gevaarlijk is voor medewerkers en materiaal. Bespreek bij twijfel over de ondergrond dit vooraf met je verhuurpartner, zodat zij de juiste oplossing meenemen.
Gebruik bij zware of grote bars altijd een rijplaat of staalplaat als tussenlaag. Dit beschermt ook de onderliggende ondergrond, wat belangrijk is als je op een privélocatie of in een park werkt waar beschadiging niet gewenst is.
Wat doe je als het regent tijdens een buitenevenement?
Als het regent tijdens een buitenevenement bescherm je de bar en de gasten met een tent, partytent of overkapping boven de bar. Dit is de meest effectieve oplossing: een bar die droog staat werkt beter, ziet er beter uit en is veiliger voor de elektrische apparatuur en de medewerkers.
Plan dit vooraf in je locatie-indeling. Een partytent of stretchtent boven de bar is niet alleen functioneel bij regen, maar biedt ook bescherming tegen de zon. Zorg dat de tent stevig verankerd is, want bij wind is een losse tent gevaarlijker dan helemaal geen tent.
Houd ook rekening met afwatering. Als het hard regent, wil je niet dat het water naar de bar toestroomt. Controleer de hellingsgraad van het terrein en leg indien nodig zandzakken of afvoergoten aan. Een goede voorbereiding op slecht weer voorkomt dat je event in de soep loopt door een regenbui.
Hoe regel je stroom en koeling voor een bar buiten?
Stroom voor een bar buiten regel je via een aggregaat, een externe stroomkast op de locatie of een stroomkabel vanuit een nabijgelegen gebouw. Koeling voor dranken vraagt een stabiele stroomvoorziening van minimaal 220 V, dus zorg dat je de stroomvraag van de bar vooraf bespreekt met je verhuurpartner en de locatiebeheerder.
Aggregaten zijn handig op locaties zonder stroomaansluiting, maar zet ze nooit te dicht bij de bar. Ze produceren geluid en uitlaatgassen. Zorg altijd voor een verlengsnoer van voldoende lengte en gebruik buiten een waterdichte kabelverbinding.
Voor koeling geldt: hoe warmer het buiten is, hoe harder een koelkast of koeltoog moet werken. Zet koeling nooit in de volle zon als dat te vermijden is. Overleg vooraf hoeveel koelcapaciteit je nodig hebt op basis van het aantal gasten en de verwachte buitentemperatuur.
Wie is verantwoordelijk voor de op- en afbouw van een gehuurde buitenbar?
Bij het huren van een bar via een professionele verhuurpartner is de verhuurder verantwoordelijk voor de op- en afbouw. Dit betekent dat zij de bar op de afgesproken tijd en locatie opbouwen, controleren of alles correct staat en na het evenement ook weer afbreken en ophalen. Jij als opdrachtgever hoeft hier niets voor te regelen.
Dit is een groot voordeel van professionele barverhuur: je wordt volledig ontzorgd. Je hoeft geen eigen personeel in te zetten voor het sjouwen en opbouwen van zwaar materiaal. Geef de verhuurpartner vooraf duidelijke informatie over de locatie, de bereikbaarheid en de tijden, dan loopt de logistiek soepel.
Zorg wel dat de locatie op tijd beschikbaar is voor de opbouw en dat er iemand aanwezig is om de verhuurpartner te ontvangen. Bespreek ook wat er gebeurt als er vertraging is door weersomstandigheden of andere omstandigheden, zodat jullie allebei weten wat je kunt verwachten.
Hoe wij helpen bij het huren van een bar buiten
Bij EventBar regelen we alles rondom jouw buitenbar van A tot Z. Of je nu een klein privéfeest organiseert of een grootschalig festival, wij denken met je mee over de beste barkeuze voor jouw locatie en concept.
- Volledig ontzorgd: wij verzorgen op- en afbouw op locatie, zodat jij je kunt focussen op het event zelf
- Breed assortiment: van de Bier-Mobiel en MultiBar tot cocktailbars en de DJ Bar, alles uit eigen voorraad
- Advies op maat: we helpen je kiezen welke bar past bij jouw ondergrond, locatie en stijl
- Ervaring in de buitenlucht: we werken dagelijks op buitenlocaties door heel Nederland en weten wat er nodig is
- Flexibel en schaalbaar: geschikt voor kleine events tot grote producties en festivals
Wil je weten wat wij voor jouw buitenevenement kunnen betekenen? Bekijk ons aanbod op eventbar.nl, lees meer over wie wij zijn op de over ons-pagina of neem direct contact op via de contactpagina. We helpen je graag verder.
