Een complete barset-up op een evenement bestaat uit een stijlvolle bar met alle benodigde materialen om drankjes snel en efficiënt te serveren: van tapinstallatie en koeling tot glaswerk, decoratie en signing. Of je nu een klein feest organiseert of een grootschalig zakelijk evenement, de barset-up bepaalt voor een groot deel de sfeer en beleving van je event. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er bij een goede barset-up komt kijken, welke keuzes je maakt en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Wat is een complete barset-up op een evenement?
Een complete barset-up op een evenement is het geheel van barmeubel, technische installaties, koeling, serveermateriaal en decoratie dat samen zorgt voor een functionele én sfeervolle drankservice. Het gaat niet alleen om de bar zelf, maar om alles wat nodig is om van aankomst tot vertrek soepel drankjes te kunnen serveren aan gasten.
Zie de set-up als een klein horecabedrijf binnen je evenement. Je hebt een werkplek nodig voor barmedewerkers, opslag voor flessen en glazen, een koelsysteem voor bier en frisdrank, en een aantrekkelijk front dat past bij de uitstraling van je event. Al die onderdelen samen vormen de complete set-up. Ontbreekt er één schakel, dan merk je dat direct in de service en de beleving van je gasten.
Welke materialen horen bij een professionele bar op een evenement?
Bij een professionele bar op een evenement horen minimaal: een barmeubel, koelinstallatie, tapinstallatie (bij bier), glaswerk, serveermateriaal, afvalverwerking en decoratie of signing. Afhankelijk van het type event en de drankkaart komen daar extra materialen bij, zoals cocktailbenodigdheden of een ijsmachine.
Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte materialen bij een volledige barset-up:
- Barmeubel: het centrale werkpunt voor barmedewerkers, met voldoende werkruimte en opbergruimte
- Koeling: voor bier, wijn, frisdrank en mixers, zodat alles op de juiste temperatuur blijft
- Tapinstallatie: voor het tappen van bier op fust, inclusief CO2 en leidingen
- Glaswerk: passend bij het drankassortiment, van bierglazen tot cocktailglazen
- Serveermateriaal: zoals bladen, ijstangen, cocktailshakers en maatbekers
- Signing en decoratie: menukaarten, logo-uitingen, verlichting en sfeervolle accenten
- Afvaloplossing: voldoende glasbakken en afvalbakken achter de bar
Bij een cocktailbar voeg je daar nog een uitgebreide garnituurset, cocktailbenodigdheden en eventueel een droogijs- of rookmachine aan toe. De exacte materiaallijst hangt altijd af van je drankkaart en het aantal gasten dat je verwacht.
Hoe kies je de juiste bar voor jouw evenement?
De juiste bar kies je op basis van vier factoren: de locatie, het thema van je event, het verwachte aantal gasten en de drankkaart. Een buitenevenement vraagt om een andere oplossing dan een galadiner in een monumentaal pand, en een festival heeft andere behoeften dan een besloten bedrijfsfeest.
Begin met de locatie. Is er stroom beschikbaar? Is de vloer vlak genoeg voor een grote bar? Hoeveel ruimte is er beschikbaar? Daarna kijk je naar het thema. Een vintage barmeubel past perfect bij een retrofeest, terwijl een strakke stellingbar beter aansluit bij een moderne zakelijke setting. Bekijk het volledige assortiment mobiele bars en tapwagens om een idee te krijgen van de mogelijkheden per type event.
Tot slot is het aantal gasten bepalend voor de schaal van je set-up. Als vuistregel geldt: bij meer dan 100 gasten wil je minimaal twee bartaps of twee servicepunten om wachtrijen te voorkomen. Bij grotere evenementen is het slim om meerdere barlocaties over de ruimte te spreiden.
Hoe verloopt de op- en afbouw van een eventbar?
De op- en afbouw van een eventbar verloopt in drie fases: aanlevering en plaatsing, aansluiting en test, en na afloop demontage en retour. Een professionele verhuurder regelt dit volledig, zodat jij je als organisator nergens druk over hoeft te maken.
Bij de opbouw wordt de bar op de afgesproken locatie geplaatst en ingericht. Daarna worden de koeling, tapinstallatie en eventuele verlichting aangesloten en getest. Dit proces duurt, afhankelijk van de schaal van de set-up, tussen één en vier uur. Zorg er altijd voor dat er voldoende tijd is ingepland vóór aanvang van het evenement, zodat alles rustig getest kan worden.
Na afloop wordt alles netjes afgebouwd, schoongemaakt en afgevoerd. Dat scheelt jou als organisator een hoop werk op een moment dat je al genoeg te doen hebt. Bekijk voor meer informatie over onze dienstverlening de overzichtspagina van EventBar.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het inrichten van een eventbar?
De meest gemaakte fouten bij het inrichten van een eventbar zijn: te weinig koelcapaciteit, een slechte positionering in de ruimte, onvoldoende werkruimte achter de bar en te laat beginnen met plannen. Deze fouten leiden tot lange wachtrijen, gestreste barmedewerkers en teleurgestelde gasten.
Hier zijn de vijf fouten die we het vaakst zien:
- Te weinig koeling: onderschat nooit hoeveel koeling je nodig hebt, zeker bij warme zomerevenementen
- Verkeerde locatie in de ruimte: een bar in een hoek zorgt voor opstoppingen; positioneer de bar centraal of aan een logische looproute
- Onvoldoende werkruimte achter de bar: barmedewerkers hebben ruimte nodig om efficiënt te werken; een krappe set-up vertraagt de service
- Te laat boeken: populaire barconcepten zijn snel uitverhuurd, zeker in het drukke evenementenseizoen
- Geen rekening houden met stroom en water: check altijd vooraf of de locatie de benodigde aansluitingen heeft
Wanneer schakel je een professionele barverhuurder in?
Je schakelt een professionele barverhuurder in zodra je event meer vraagt dan een eenvoudige doe-het-zelfoplossing. Dat geldt al bij evenementen vanaf 50 gasten, bij events met een specifiek thema of uitstraling, of wanneer je als organisator volledig ontzorgd wilt worden.
Een professionele barverhuurder brengt niet alleen materiaal, maar ook kennis en ervaring. Ze denken mee over de indeling van de ruimte, het drankassortiment en de logistiek van op- en afbouw. Dat meedenken op conceptueel niveau maakt het verschil tussen een bar die gewoon functioneert en een bar die bijdraagt aan de totaalbeleving van je event.
Boek je voor een festival, beurs of gala? Dan is een professionele partner geen luxe, maar een bewuste keuze die je event naar een hoger niveau tilt. Zeker als je werkt met A-merken of specifieke merkactivaties wilt integreren in de barset-up, heb je een verhuurder nodig die dat professioneel kan uitvoeren.
Hoe EventBar helpt met een complete barset-up voor jouw evenement
Wij bij EventBar regelen de complete barset-up van A tot Z: van het eerste adviesgesprek tot de laatste stoel die na afloop de bus in gaat. Ons assortiment bestaat uit zelf ontworpen en gebouwde retro- en vintagebars, elk slim ingericht voor barmedewerkers én stijlvol voor je gasten.
- Keuze uit unieke barconcepten zoals de Bier-Mobiel, MultiBar, cocktailbar, stellingbar, Dranklokaal en DJ Bar
- Alles rechtstreeks uit eigen voorraad, inclusief koeling, glaswerk, decoratie en signing
- Volledige op- en afbouw door ons eigen team, zodat jij je focust op je event
- Ervaring met privéfeesten, festivals, beurzen, galadiners en zakelijke evenementen door heel Nederland
- Mogelijkheid tot merkactivatie voor A-merken in de drankenbranche
Wil je weten wat wij voor jouw event kunnen betekenen? Lees meer over wie wij zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We helpen je graag om de perfecte barset-up samen te stellen.
