Een bar huren voor je evenement is een slimme keuze, maar de bar staat nooit op zichzelf. Rondom die bar moet je nog een heleboel andere dingen regelen om je gasten echt een goede avond te bezorgen. Denk aan zitplekken, verlichting, muziek, garderobe, decoratie, eten en toiletten. In dit artikel zetten we de zeven belangrijkste zaken op een rij die je naast de bar regelt, zodat jij met een gerust hart je event tegemoetgaat.
Meer dan een bar: wat maakt een event compleet?
Een goed evenement voelt als één geheel. Gasten merken het niet altijd bewust, maar als één onderdeel ontbreekt of tegenvalt, heeft dat direct effect op de beleving. De bar is vaak het middelpunt van een feest of zakelijk event, maar zonder de juiste omgeving eromheen komt die beleving nooit helemaal tot zijn recht.
De zeven punten hieronder zijn geen luxe extra’s. Het zijn de bouwstenen van een event waar mensen achteraf nog over praten. Loop ze rustig door en check welke je al geregeld hebt en welke nog op je to-dolijst staan.
1: Zorg voor voldoende en slimme zitplekken
Zitplekken zijn meer dan stoelen neerzetten. De manier waarop je zitplekken indeelt, bepaalt hoe gasten zich bewegen en met elkaar in contact komen. Groepeer zitplekken rondom de bar voor een gezellige sfeer, maar zorg ook voor rustigere hoeken voor gasten die even willen bijkomen.
Denk na over de mix: hoge barkrukken passen goed bij een staande bar of cocktailbar, terwijl lage loungebanken een ontspannen vibe geven. Reken grofweg op zitplekken voor 60 tot 70 procent van je gasten als het een staand event is. Zo creëer je beweging zonder dat mensen zich nergens kunnen neerzetten.
2: Goede verlichting bepaalt de sfeer
Verlichting is het snelste middel om de sfeer van een ruimte te veranderen. Koud, fel licht maakt een ruimte zakelijk en onpersoonlijk. Warm, gedimde verlichting nodigt uit om te blijven. Voor een avondevent is sfeerverlichting bijna altijd een betere keuze dan standaard plafondverlichting.
Gebruik spotjes of uplighters om bepaalde elementen te accentueren, zoals de bar, een fotowand of de ingang. Kaarsen of ledlampjes in glazen potten zijn betaalbare opties die direct warmte toevoegen. Heb je een buitenevenement? Zorg dan ook voor praktische verlichting op looppaden en bij de uitgang.
3: Muziek en geluid als bindende factor
Muziek bepaalt het tempo van je event. Rustige achtergrondmuziek nodigt uit tot gesprek, terwijl energieke muziek mensen op de dansvloer krijgt. Het gaat erom dat je de muziek afstemt op het moment en de doelgroep.
Vergeet ook de technische kant niet: een goede geluidsinstallatie maakt het verschil tussen muziek die je voelt en muziek die je irriteert. Zorg voor voldoende speakers, verspreid over de ruimte, zodat het volume overal aangenaam is, ook in de buurt van de bar. Huur je een DJ in, overleg dan vooraf over de opbouw van de avond.
4: Wat is je plan voor garderobe en opslag?
Een garderobe is een van de meest onderschatte logistieke uitdagingen bij evenementen. Gasten willen hun jas kwijt, maar een berg jassen in een hoek ziet er rommelig uit en zorgt voor frustratie als mensen aan het einde van de avond hun spullen terug willen.
Regel een garderobemedewerker bij grotere events, of leg nummerbonnetjes klaar bij een zelfbedieningsrek. Denk ook aan opslag voor tassen, kinderwagens of andere spullen die gasten meenemen. Een duidelijke plek hiervoor scheelt je achteraf veel gedoe.
5: Signing en decoratie geven je event identiteit
Signing en decoratie vertellen gasten waar ze zijn en wat de sfeer is. Of het nu gaat om een bedrijfslogo op een banner, een thema dat terugkomt in de kleurstelling of handgeschreven krijtborden bij de bar: elk detail draagt bij aan de totaalervaring.
Zorg dat de decoratie aansluit bij de stijl van de bar en het meubilair. Een vintage houten bar vraagt om een andere omgeving dan een strakke cocktailbar. Consistentie in uitstraling maakt je event professioneel en gedenkwaardig. Bekijk het volledige assortiment van EventBar voor inspiratie over hoe bar en decoratie op elkaar kunnen aansluiten.
6: Eten en snacks houden gasten tevreden
Eten en drinken horen bij elkaar, en gasten die iets eten, drinken ook meer en langer. Je hoeft geen uitgebreid diner te serveren om dit goed te doen. Bitterballen, kaasplankjes, wraps of een foodtruck buiten zijn prima opties die weinig organisatie vragen, maar veel opleveren.
Stem het eten af op de duur van je event. Bij een event van twee uur is een borrelplank voldoende. Duurt het langer dan vier uur? Plan dan een duidelijk eetmoment in. Gasten die honger hebben, worden onrustig en vertrekken eerder. Op eventbar.nl vind je meer inspiratie voor de totaalopzet van je event.
7: Toiletvoorzieningen die bezoekers niet vergeten
Slechte toiletten worden altijd onthouden, goede toiletten nooit. Dat is precies waarom je hier niet op moet bezuinigen. Controleer vooraf hoeveel toiletten beschikbaar zijn en of dat voldoende is voor het aantal gasten. De vuistregel: één toilet per 50 gasten bij een event van gemiddelde duur.
Bij buitenevenementen of locaties met beperkte faciliteiten huur je mobiele toiletunits. Zorg voor voldoende zeep, papier en een prullenbak, en laat iemand regelmatig controleren. Een schoon toilet is een basisverwachting van elke gast.
Hoe EventBar helpt met de complete beleving rondom je bar
Een bar huren is bij ons meer dan alleen een tapinstallatie neerzetten. We denken mee over de totaalbeleving van je event en leveren alles wat je nodig hebt voor een sfeervolle en goed werkende bar, inclusief op- en afbouw. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over de logistiek en kun je je focussen op de rest van je evenement.
- Uniek assortiment: van de Bier-Mobiel en MultiBar tot de cocktailbar, stellingbar, Dranklokaal en DJ Bar
- Zelf ontworpen en gebouwd: sfeervolle uitstraling met een slimme, praktische inrichting voor barmedewerkers
- Inclusief op- en afbouw: we regelen de opbouw en afbouw, zodat jij volledig ontzorgd wordt
- Decoratie, meubilair en meer: naast de bar leveren we ook koeling, glaswerk, signing en decoratie
- Geschikt voor elk event: van klein privéfeest tot groot zakelijk evenement of festival
Wil je weten wat we voor jouw event kunnen betekenen? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
