Bij het huren van een bar voor je evenement is het regelen van drank vaak een aparte kwestie. In de meeste gevallen levert een barverhuurder alleen de bar zelf, inclusief op- en afbouw, maar geen drank. Je regelt de drank dus zelf, tenzij je expliciet afspreekt dat de verhuurder dit meeneemt. Hieronder lees je precies wat barverhuur inhoudt, wat je zelf moet regelen en waar je op moet letten.
Wat houdt barverhuur precies in?
Barverhuur betekent dat je een complete bar huurt voor de duur van je evenement. Dit omvat de fysieke bar, eventuele koeling, glaswerk, meubilair en de op- en afbouw. Wat je precies krijgt, verschilt per verhuurder, maar het gaat altijd om de inrichting en het materiaal rondom de bar, niet automatisch om de drank zelf.
Denk bij barverhuur aan mobiele tapwagens, cocktailbars, retrobarren of feestbars die je tijdelijk op een locatie naar keuze plaatst. De verhuurder zorgt dat alles staat en werkt. Barmedewerkers en drank zijn doorgaans jouw verantwoordelijkheid, tenzij je dit apart inhuurt of afspreekt. Wil je een goed overzicht van wat er allemaal mogelijk is? Bekijk dan ons volledige assortiment mobiele bars en barmateriaal.
Moet je zelf drank regelen bij barverhuur?
Ja, bij de meeste barverhuurders regel je de drank zelf. Barverhuur richt zich op het materiaal: de bar, koeling, glaswerk en opbouw. De inkoop van bier, wijn, frisdrank en andere dranken valt buiten het standaardpakket. Dit geldt voor verreweg de meeste verhuurders in Nederland.
Dit is niet per se een nadeel. Zelf drank inkopen geeft je volledige controle over het assortiment, de hoeveelheden en het budget. Je kiest precies welke merken je wilt serveren en je betaalt geen onnodige marge aan een tussenpersoon. Sommige verhuurders werken samen met drankleveranciers en kunnen je doorverwijzen, maar de inkoop blijft dan alsnog jouw verantwoordelijkheid.
Wat zijn de voor- en nadelen van zelf drank regelen?
Zelf drank regelen geeft je maximale vrijheid, maar vraagt ook om goede planning. Je bepaalt zelf wat er geschonken wordt, maar je moet ook nadenken over hoeveelheden, levering, koeling en eventueel het retourneren van ongebruikte flessen.
Voordelen van zelf drank regelen
- Je kiest je eigen merken en assortiment
- Je hebt controle over de kosten per fles of vat
- Je kunt inspelen op de smaak van je gasten
- Je bent niet afhankelijk van de marges van een verhuurder
Nadelen van zelf drank regelen
- Je moet zelf de hoeveelheden inschatten
- De logistiek rondom levering en koeling vraagt extra aandacht
- Onverkochte voorraad is soms niet retourneerbaar
- Het kost extra tijd en coördinatie
Voor kleinere privéfeestjes is zelf regelen vaak prima te doen. Voor grotere evenementen loont het om een leverancier te zoeken die ook retourneert wat je niet gebruikt, zodat je geen restvoorraad overhoudt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een evenement?
Een vuistregel is om te rekenen op twee tot drie consumpties per persoon per uur. Bij een feest van vier uur met honderd gasten kom je dan uit op achthonderd tot twaalfhonderd drankjes. Dit verschilt uiteraard per type evenement, tijdstip en publiek.
Houd bij je berekening rekening met de volgende factoren:
- Type evenement: een zakelijk diner vraagt minder drank dan een avondfeest
- Tijdstip: ’s avonds drinken mensen gemiddeld meer dan overdag
- Leeftijd en samenstelling: een mix van alcoholgebruikers en niet-drinkers vraagt om een ander assortiment
- Duur van het evenement: hoe langer het duurt, hoe meer je nodig hebt
Bestel altijd iets meer dan je denkt nodig te hebben. Tekort aan drank tijdens een feest is een vervelende verrassing. Koop bij een leverancier die ongebruikte, ongeopende flessen terugneemt; dan loop je geen financieel risico.
Kan een barverhuurder helpen bij het regelen van drank?
Sommige barverhuurders denken mee over de drankinkoop en kunnen je doorverwijzen naar betrouwbare leveranciers, maar de inkoop zelf blijft vrijwel altijd jouw taak. Een goede verhuurder kent de markt en weet welke hoeveelheden en soorten drank bij welk type evenement passen.
Vraag je verhuurder altijd of er samenwerkingen zijn met drankleveranciers of groothandels. Dit kan je tijd en zoekwerk schelen. Sommige verhuurders hebben ook ervaring met merkactivaties voor drankmerken en weten precies hoe je een bar inricht rondom een specifiek merk of assortiment. Dat is nuttige kennis die verder gaat dan alleen het materiaal. Meer weten over onze aanpak? Kijk dan op eventbar.nl voor een compleet overzicht van wat we bieden.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een barverhuurder?
Kies een barverhuurder die transparant is over wat wel en niet bij de verhuur is inbegrepen, die inclusief op- en afbouw werkt en die ervaring heeft met jouw type evenement. Niet elke verhuurder werkt op dezelfde manier, dus vergelijk goed voordat je een keuze maakt.
Let bij je keuze op de volgende punten:
- Is op- en afbouw inbegrepen? Dit scheelt je veel werk op de dag zelf
- Heeft de verhuurder eigen voorraad? Verhuurders met eigen materiaal kunnen flexibeler schakelen
- Wat is het design van de bar? Past het bij de sfeer van je evenement?
- Heeft de verhuurder ervaring met jouw type evenement? Een festival vraagt een andere inrichting dan een bruiloft
- Zijn er referenties of een portfolio beschikbaar? Dit geeft vertrouwen in de kwaliteit
Een verhuurder met jarenlange ervaring in de evenementenbranche weet waar een goede bar aan moet voldoen, zowel qua sfeer als qua praktische werking voor barmedewerkers.
Hoe EventBar helpt bij het regelen van jouw bar
Bij EventBar verzorgen we alles rondom de bar voor jouw evenement, van op- en afbouw tot koeling, glaswerk en decoratie. Ons assortiment bestaat uit zelf ontworpen en gebouwde retro- en vintagebars, speciaal ontwikkeld voor sfeer én efficiënt werken. Of je nu een cocktailbar, tapwagen of een complete feestbar nodig hebt, we denken graag met je mee over wat het beste past bij jouw evenement.
Dit is wat we voor je regelen:
- Complete bar op maat, inclusief op- en afbouw
- Koeling, glaswerk, meubilair en decoratie uit eigen voorraad
- Advies over het juiste bartype voor jouw evenement
- Ervaring met privéfeesten, festivals, zakelijke events en bruiloften
- Flexibel en schaalbaar, ook voor grotere producties
Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze over-ons-pagina. Of neem direct contact op via onze contactpagina en vertel ons wat je nodig hebt. We helpen je graag verder.
