Een bar huren voor je evenement is eenvoudiger dan je misschien denkt. Je kiest een bartype dat past bij je concept, reserveert op tijd en wij regelen de rest: levering, opbouw en afbouw. Alles komt rechtstreeks uit eigen voorraad, zodat je weet wat je krijgt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het proces werkt, wat je kunt verwachten en wat je zelf moet regelen.
Hoe werkt het huren van een bar voor een evenement?
Een bar huren voor een evenement werkt als volgt: je selecteert een bartype dat aansluit bij je thema en locatie, geeft de details van je evenement door en wij zorgen voor levering, opbouw en afbouw op locatie. Het hele proces is erop gericht jou zo min mogelijk werk te geven. Jij focust op je gasten; wij regelen de bar.
Het huurproces begint met een aanvraag via onze webshop, waar je direct kunt zien welk barmateriaal beschikbaar is. Na je aanvraag stemmen we de details af: de datum, de locatie, het aantal gasten en het gewenste concept. Op basis daarvan doen we een voorstel dat past bij jouw evenement. Dat kan een compacte cocktailbar zijn voor een intiem diner, maar ook een grote festivalopstelling met meerdere tapwagens.
Wat is er allemaal inbegrepen bij de levering van een bar?
Bij het huren van een bar is standaard inbegrepen: de bar zelf, bijbehorende koeling, glaswerk, signing en decoratie, én de volledige op- en afbouw op locatie. Je hoeft zelf geen materialen te regelen of een aparte aannemer in te schakelen. Alles komt als één compleet pakket.
Afhankelijk van het bartype en de afspraken kun je het pakket verder uitbreiden met meubilair, extra decoratie-elementen of specifiek barmateriaal. We werken rechtstreeks vanuit eigen voorraad, wat betekent dat je altijd krijgt wat je ziet. Geen verrassingen, geen last-minutevervangingen door iets anders.
Wil je ook barmedewerkers of een volledig barconcept inclusief dranken? Dat bespreken we in de aanvraagfase. Voor grotere evenementen werken we ook samen met evenementenbureaus en professionele planners die een compleet bar- en belevingspakket zoeken.
Hoe ver van tevoren moet je een bar reserveren?
Voor het huren van een bar geldt: hoe eerder, hoe beter. Voor drukke periodes zoals zomerfestivals, eindejaarsevenementen en bruiloftsseizoenen raden we aan minimaal acht tot twaalf weken van tevoren te reserveren. Voor kleinere of minder drukke periodes is vier tot zes weken vaak voldoende, maar ook dan is vroeg boeken slim.
Populaire bartypen zoals de Bier-Mobiel en het Dranklokaal zijn regelmatig vroeg volgeboekt. Door op tijd te reserveren zorg je ervoor dat je de bar krijgt die je wilt en niet genoegen hoeft te nemen met een alternatief. Bovendien geeft vroeg boeken ons de ruimte om de opbouw goed in te plannen en eventuele logistieke vragen op tijd op te lossen.
Hoe verloopt de op- en afbouw van gehuurde barren?
De op- en afbouw van gehuurde barren verloopt volledig in eigen beheer: ons team levert de bar op locatie, bouwt alles op vóór aanvang van het evenement en haalt alles weer op na afloop. Je hoeft hiervoor niets te regelen of aanwezig te zijn. Alle evenementen zijn inclusief op- en afbouw.
Vóór de opbouw ontvang je van ons een logistieke planning met de verwachte aankomsttijd en opbouwduur. We vragen je om een contactpersoon op locatie beschikbaar te hebben die ons kan begeleiden naar de juiste plek. De afbouw plannen we in overleg, zodat dit aansluit op de eindtijd van je evenement of de beschikbaarheid van de locatie.
Voor grotere evenementen of festivals met meerdere barlocaties stemmen we de logistiek extra zorgvuldig af. We kennen de uitdagingen van evenementenlocaties en weten hoe we efficiënt werken zonder in de weg te lopen van andere leveranciers of opbouwploegen.
Wat zijn de verschillen tussen de beschikbare bartypen?
De beschikbare bartypen verschillen in stijl, formaat en toepassing. Zo is de Bier-Mobiel ideaal voor buitenevenementen en festivals, terwijl de cocktailbar beter past bij een stijlvol diner of een VIP-arrangement. De DJ Bar is ontworpen voor maximale beleving en sfeer, en de stellingbar past op vrijwel ieder terrein.
Hier is een snel overzicht van de meest gevraagde bartypen:
- Bier-Mobiel: mobiel, robuust en perfect voor buiten, festivals en grote evenementen
- MultiBar: veelzijdig inzetbaar, geschikt voor diverse locaties en concepten
- Cocktailbar: stijlvol en compact, ideaal voor intieme evenementen en VIP-settings
- Stellingbar: flexibel en aanpasbaar, geschikt voor bijna elk terrein
- Dranklokaal: maximale beleving en sfeer, een echte blikvanger op elk evenement
- DJ Bar: combineert muziekbeleving met een professionele baropstelling
Bij twijfel over welk bartype het beste past bij jouw concept helpen we je graag met advies op maat. We denken actief mee op conceptueel niveau, zodat de bar niet alleen functioneel is, maar ook echt bijdraagt aan de beleving van je evenement.
Wat moet je aanleveren voor een soepele levering?
Voor een soepele levering van een gehuurde bar heb je het volgende nodig: een duidelijk adres en een locatiebeschrijving, toegang voor een bestelwagen of vrachtwagen, een contactpersoon op locatie en informatie over de beschikbare stroom- en wateraansluiting. Hoe concreter je deze informatie aanlevert, hoe vlotter de opbouw verloopt.
Denk ook aan praktische zaken zoals de hoogte van doorgangen, de aanwezigheid van trappen of drempels en eventuele parkeerregels op of rond de locatie. Dit soort details klinkt misschien klein, maar voorkomt vertraging op de dag zelf. We sturen je vooraf een checklist, zodat je niets vergeet.
Heb je een locatie met specifieke regels of beperkingen? Geef dat dan op tijd door. We zijn gewend te werken op bijzondere locaties, van historische panden tot open terreinen, en denken graag mee over oplossingen.
Hoe EventBar helpt bij de levering van jouw gehuurde bar
EventBar verzorgt het complete traject van barhuur: van advies over het juiste bartype tot de opbouw op locatie en de afbouw na afloop. We werken met een eigen assortiment unieke retro- en vintagebarren, volledig door onszelf ontworpen en gebouwd. Zo weet je zeker dat je krijgt wat je verwacht, zonder gedoe.
- Ruim assortiment mobiele barren en tapwagens voor elk type evenement
- Inclusief op- en afbouw door ons eigen team
- Levering door heel Nederland, rechtstreeks uit eigen voorraad
- Persoonlijk advies over het beste bartype voor jouw concept
- Ervaren partner voor zowel kleine privéfeesten als grote zakelijke evenementen
Wil je weten wat we voor jouw evenement kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We helpen je graag verder.
