Meerdere barpunten plannen op een evenement doe je door het aantal gasten af te zetten tegen de verwachte drukte, de locatie strategisch in te delen en per zone het juiste type bar te kiezen. Als vuistregel geldt: reken op één barpunt per 50 tot 75 gasten, afhankelijk van het type evenement en de gewenste doorloopsnelheid. Zorg dat barpunten goed verspreid staan, logisch bereikbaar zijn en dat de coördinatie tussen de punten vooraf is afgestemd. Zo loopt je event soepel, zonder files bij de bar.
Wat zijn barpunten en waarom zijn ze belangrijk bij een evenement?
Een barpunt is een specifieke plek op een evenementlocatie waar gasten drankjes kunnen bestellen en ophalen. Hoe meer gasten je hebt en hoe groter de locatie, hoe meer barpunten je nodig hebt om wachtrijen te voorkomen en de sfeer erin te houden. Een goed verdeeld aantal barpunten zorgt voor een vlotte doorstroom en een prettige beleving voor iedereen die aanwezig is.
Barpunten zijn meer dan alleen een plek om bier te tappen. Ze bepalen mede het ritme van je evenement. Een goed geplaatste bar trekt gasten naar een bepaalde zone, stimuleert interactie en voorkomt dat iedereen zich op één plek opeenhoopt. Bovendien geeft een stijlvolle bar direct sfeer aan de ruimte, zelfs als er niemand achter staat.
Hoeveel barpunten heb je nodig per aantal gasten?
Als vuistregel geldt: plan één barpunt per 50 tot 75 gasten. Bij een druk evenement met veel gelijktijdige bestellingen, zoals een festival of een staand diner, ga je richting één barpunt per 50 gasten. Bij een rustiger zittend diner of een zakelijk event met een langere tijdsspanne kun je rekenen op één barpunt per 75 gasten.
Naast het aantal gasten spelen ook andere factoren mee:
- Type event: Een feest met dansers vraagt meer barcapaciteit dan een zakelijk seminar.
- Duur van het event: Bij een kort event (2-3 uur) is de piekdrukte hoger dan bij een event van een hele avond.
- Soort dranken: Cocktails kosten meer tijd per bestelling dan een biertje of een glas wijn. Reken daar extra capaciteit voor in.
- Locatie en routing: Een moeilijk bereikbaar barpunt werkt minder efficiënt, ook als er maar één rij voor staat.
Wil je weten welke bars het beste bij jouw aantallen passen? Bekijk ons aanbod in de EventBar webshop voor een overzicht van alle beschikbare bartypen en capaciteiten.
Waar plaats je barpunten strategisch op een evenementlocatie?
Plaats barpunten op logische knooppunten in de routing van je gasten, maar vermijd de ingang en smalle doorgangen. De beste posities zijn plekken waar gasten van nature samenkomen: naast de dansvloer, aan de rand van een terras of in de hoeken van een grote zaal. Zo voorkom je opstoppingen en zorg je dat drankjes altijd dichtbij zijn.
Denk ook aan de volgende praktische overwegingen:
- Zichtbaarheid: Een bar die gasten niet zien, gebruiken ze niet. Zorg voor goede zichtlijnen.
- Aanvoerroutes: Barmedewerkers moeten vaten, flessen en ijs kunnen aanvoeren zonder door de menigte te lopen.
- Stroom en water: Controleer vooraf waar aansluitingen beschikbaar zijn en pas de plaatsing daarop aan.
- Balans: Verdeel de barpunten gelijkmatig over de locatie, zodat gasten niet allemaal naar dezelfde kant trekken.
Welk type bar past bij welk evenement?
Het type bar dat je kiest, hangt af van de sfeer, het concept en de praktische eisen van je evenement. Een cocktailbar past bij een stijlvol gala of een productlancering, terwijl een tapwagen of biermobiel beter werkt op een festival of buitenevenement. Kies altijd een bar die zowel qua uitstraling als functionaliteit aansluit bij het event.
Een handig overzicht:
- Festival of outdoor event: Mobiele bar, tapwagen of Bier-Mobiel voor snelle bediening en makkelijke opstelling.
- Bruiloft of gala: Cocktailbar of stijlvolle stellingbar voor sfeer en beleving.
- Zakelijk event of beurs: MultiBar of DJ Bar voor een professionele uitstraling met flexibele inzet.
- Intiem feest of VIP-arrangement: Dranklokaal voor maximale sfeer op kleinere schaal.
Meer weten over de mogelijkheden? Op eventbar.nl vind je een volledig overzicht van alle barconcepten en wat ze voor jouw event kunnen betekenen.
Hoe coördineer je meerdere barpunten tijdens een evenement?
Coördineer meerdere barpunten door vooraf per barpunt één aanspreekpunt aan te wijzen, een centrale voorraadbeheerder in te zetten en duidelijke communicatielijnen af te spreken. Zorg dat alle barmedewerkers weten wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe ze snel kunnen schakelen als een barpunt dreigt leeg te raken.
Praktische tips voor een soepele coördinatie:
- Stel een centrale voorraadplek in, bereikbaar voor alle barpunten.
- Gebruik een eenvoudig signaleringssysteem (walkie-talkie, app of simpelweg een afgesproken signaal) voor navulverzoeken.
- Plan vooraf hoeveel voorraad per barpunt nodig is voor elk uur van het event.
- Zorg voor een briefing vóór aanvang, zodat iedereen weet wat de verwachte piekuren zijn.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij het plannen van barpunten?
De meest gemaakte fouten bij het plannen van barpunten zijn: te weinig barpunten inplannen, alle barpunten op één plek clusteren en geen rekening houden met de aanvoer van voorraad. Dit leidt tot lange wachtrijen, frustratie bij gasten en onnodige stress voor barmedewerkers.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Te laat beginnen met plannen: Goede barlocaties en materialen zijn niet altijd op het laatste moment beschikbaar.
- Geen rekening houden met piekuren: Vlak na een speech of aan het begin van een dansavond is de drukte altijd hoger.
- Vergeten te testen: Loop de locatie vooraf door als gast en kijk of de barpunten logisch en goed bereikbaar zijn.
- Onvoldoende personeel: Twee man achter een bar voor 200 gasten werkt niet, ook als je genoeg barpunten hebt.
Hoe EventBar helpt met het plannen van meerdere barpunten
Bij EventBar denken we graag met je mee over de beste indeling van barpunten voor jouw evenement. Of je nu één stijlvolle cocktailbar nodig hebt of vijf mobiele tapwagens voor een groot festival, wij leveren alles uit eigen voorraad, inclusief op- en afbouw. Zo hoef jij je alleen maar bezig te houden met het event zelf.
- Ruim assortiment aan mobiele bars, tapwagens en thematische barconcepten
- Zelf ontworpen en gebouwd, met oog voor sfeer én praktische inrichting
- Inclusief op- en afbouw, zodat je volledig wordt ontzorgd
- Ervaren partner voor zowel kleine privéfeesten als grootschalige zakelijke events
- Flexibel inzetbaar in heel Nederland
Wil je weten wat EventBar voor jouw evenement kan betekenen? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
