Een bar plannen voor een groot evenement vraagt meer voorbereiding dan de meeste mensen verwachten. Je hebt niet alleen de juiste bar nodig, maar ook voldoende capaciteit, slimme logistiek en het juiste type bar voor jouw concept. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over barplanning, zodat jij goed voorbereid aan de slag kunt.
Of je nu een festival, gala, bedrijfsevenement of beurs organiseert: een goed geplande bar maakt het verschil tussen een soepel verlopend event en een rij gefrustreerde gasten. Lees verder en ontdek waar je op moet letten als je een bar wilt huren voor jouw evenement.
Wat komt er kijken bij een bar op een groot evenement?
Bij een bar op een groot evenement komen vier componenten samen: de juiste barcapaciteit, een passend bartype, doordachte logistiek op locatie en voldoende ondersteunend materiaal, zoals koeling, glaswerk en signing. Wie dit goed plant, voorkomt wachtrijen, serviceproblemen en onnodige stress op de dag zelf.
Denk vooraf na over het aantal gasten, het type dranken dat je wilt serveren, de indeling van de ruimte en de gewenste sfeer. Al deze factoren bepalen samen welke baroplossing het beste bij jouw event past. Hoe groter en complexer het evenement, hoe eerder je met de planning wilt beginnen.
Hoeveel barruimte heb je nodig per aantal gasten?
Als vuistregel geldt: plan per 50 tot 75 gasten minimaal één bartap of één barpositie. Bij een evenement van 300 gasten heb je dus minimaal vier tot zes barpunten nodig om wachtrijen te voorkomen. Houd ook rekening met piekbelasting, bijvoorbeeld vlak na de opening of tijdens pauzes.
Naast het aantal barpunten telt ook de diepte van de bar mee. Een bar met voldoende werkruimte achter de tap zorgt ervoor dat barmedewerkers efficiënt kunnen werken. Een smalle of slecht ingerichte bar vertraagt de service, ook al heb je genoeg personeel. Combineer daarom altijd capaciteitsplanning met een praktisch ontwerp.
Welk type bar past bij welk evenement?
Het type bar dat je kiest, hangt af van het concept, de locatie en de sfeer die je wilt neerzetten. Een cocktailbar past bij een stijlvol gala of VIP-arrangement, terwijl een mobiele tapwagen beter aansluit bij een festival of buitenevenement. Hieronder een overzicht:
- Festival of buitenevenement: mobiele bar of tapwagen, compact en weerbestendig
- Bedrijfsevenement of beurs: stellingbar of branded bar voor merkactivatie
- Bruiloft of gala: cocktailbar of vintage bar voor sfeer en beleving
- Feestje of afterparty: DJ Bar of Dranklokaal voor maximale energie
- Meerdaags event: combinatie van bartypen per dag of zone
Denk ook aan de praktische kant: past de bar door de ingang, is er een stroomaansluiting nodig en hoe wordt de koeling geregeld? Dit zijn vragen die je van tevoren beantwoord wilt hebben, niet op de dag zelf.
Hoe plan je de logistiek van een bar op locatie?
De logistiek van een bar op locatie begint bij een goede locatieverkenning. Controleer de rijroute voor het transportvoertuig, de beschikbare laad- en losruimte, de stroomaansluiting en de afstand tot water en afvoer. Hoe beter je dit vooraf in kaart brengt, hoe soepeler de opbouw verloopt.
Plan de opbouw ruim voor aanvang van het evenement in. Een bar die op het laatste moment wordt neergezet, levert altijd stress op. Zorg ook voor een duidelijke briefing aan het barpersoneel over de indeling, de drankkaart en de werkwijze. Goede logistiek is onzichtbaar voor de gast, maar voelbaar in de service.
Wat zijn de belangrijkste logistieke checkpoints?
- Toegankelijkheid van de locatie voor groot transport
- Beschikbaarheid van stroom (en vermogen) op de juiste plek
- Wateraansluiting en afvoer voor koeling en spoelbakken
- Opbouwtijd en aftimmering van de ruimte
- Afvalverwerking en lege flessen tijdens het event
Waar moet je op letten bij het huren van barmateriaal?
Bij het huren van barmateriaal let je op vier dingen: het assortiment, de kwaliteit, de service en de logistiek. Kies een verhuurpartner die bars uit eigen voorraad levert, inclusief op- en afbouw, en die meedenkt over jouw specifieke situatie. Zo weet je zeker dat alles klopt op de dag zelf.
Controleer ook of de verhuurder ervaring heeft met evenementen van jouw schaal. Een partij die gewend is aan kleine feestjes kan moeite hebben met een festival van duizend gasten. Vraag naar referenties, bekijk het assortiment en check of de bar ook branded of aangepast kan worden aan jouw huisstijl. Bekijk het volledige aanbod van EventBar voor een goed beeld van wat er mogelijk is.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij barplanning?
De meest gemaakte fout bij barplanning is het onderschatten van de capaciteit. Te weinig barpunten voor het aantal gasten leidt direct tot lange wachtrijen en een slechte gastbeleving. Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Te laat beginnen met plannen: populaire bars en verhuurpartners zijn snel volgeboekt
- Geen rekening houden met piekbelasting: plan altijd voor de drukste momenten, niet voor het gemiddelde
- Ondersteunend materiaal vergeten: koeling, glaswerk, signing en verlichting maken de bar compleet
- Geen opbouwtijd inplannen: een bar neerzetten kost tijd; plan dit ruim in je draaiboek
- Geen duidelijke briefing aan barpersoneel: goede materialen zonder goede instructies leveren alsnog problemen op
Wie deze fouten vooraf kent, voorkomt ze ook. Een goede checklist en een betrouwbare verhuurpartner helpen je om niets over het hoofd te zien.
Hoe EventBar helpt bij het plannen van een bar op jouw evenement
Wij weten als geen ander wat er nodig is voor een goede bar op een groot evenement. Sinds 2014 helpen we evenementenbureaus, eventplanners en opdrachtgevers in heel Nederland met het huren van unieke, zelf ontworpen bars, inclusief op- en afbouw. Alles uit eigen voorraad, zonder tussenpersonen.
- Groot en gevarieerd assortiment: van mobiele tapwagen tot cocktailbar en DJ Bar
- Inclusief op- en afbouw, zodat jij je kunt focussen op de rest van het event
- Ervaring met evenementen van alle groottes, van intiem feestje tot grootschalig festival
- Mogelijkheid tot merkactivatie en branded bars voor zakelijke opdrachtgevers
- Persoonlijk advies over welk bartype past bij jouw concept en locatie
Wil je weten wat wij voor jouw evenement kunnen betekenen? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met je mee.
