De drukste maanden voor bedrijfsfeesten zijn november en december. In deze periode vinden de meeste eindejaarsfeesten, kerstborrels en jaarlijkse personeelsfeesten plaats. Wie een bedrijfsfeest op locatie wil organiseren in het vierde kwartaal, doet er verstandig aan om ruim van tevoren te boeken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over timing, planning en het kiezen van de juiste barservice voor jouw bedrijfsevent.
Welke periode is het populairst voor bedrijfsfeesten?
De populairste periode voor bedrijfsfeesten is het vierde kwartaal van het jaar, met name november en december. In deze maanden organiseert een groot deel van de Nederlandse bedrijven hun eindejaarsfeest, kerstborrel of personeelsbijeenkomst. Op afstand volgt het voorjaar, met name mei en juni, wanneer bedrijven hun seizoen afsluiten of zomerse uitjes plannen.
Buiten deze pieken zijn er ook populaire momenten rondom jubilea, productlanceringen en teambuildingevenementen, die verspreid over het jaar plaatsvinden. Maar de echte drukte concentreert zich duidelijk aan het einde van het jaar. Dat betekent dat locaties, cateraars en verhuurpartijen voor barmateriaal in die periode het snelst volgeboekt zijn.
Waarom zijn november en december zo druk voor bedrijfsevents?
November en december zijn zo druk voor bedrijfsevents omdat vrijwel alle bedrijven hun jaarlijkse eindejaarsmoment in deze periode plannen. Het is een traditie om het jaar samen af te sluiten, medewerkers te bedanken en het nieuwe jaar in te luiden. Dat zorgt voor een enorme concentratie van vraag in een relatief korte tijdspanne.
Daar komen een paar praktische factoren bij. Ten eerste vallen de feestdagen zoals Sinterklaas en Kerst in deze maanden, wat een logische aanleiding geeft voor een bedrijfsfeest. Ten tweede zijn medewerkers aan het einde van het jaar eerder beschikbaar voor een avond uit dan midden in een druk kwartaal. Ten derde willen veel HR-managers en eventcoördinatoren het feest nog voor de kerstvakantie organiseren, waardoor de beschikbare weken in november en de eerste helft van december nog verder krimpen.
Het gevolg is dat populaire data in deze periode soms al zes tot negen maanden van tevoren volgeboekt zijn. Wie wacht tot september of oktober, riskeert dat de gewenste locatie of verhuurpartij niet meer beschikbaar is.
Hoe ver van tevoren moet je een barservice boeken voor een bedrijfsfeest?
Voor een bedrijfsfeest in november of december boek je een barservice het beste minimaal vier tot zes maanden van tevoren, dus uiterlijk in juni of juli. Voor grote evenementen of specifieke concepten kan zelfs eerder boeken verstandig zijn. Buiten het hoogseizoen is zes tot acht weken vooraf in veel gevallen voldoende.
De reden voor die vroege boekingstermijn in het hoogseizoen is simpel: het aanbod aan kwalitatieve barconcepten is beperkt en de vraag is groot. Wie een specifiek concept wil, zoals een cocktailbar of een sfeervolle vintage bar, moet rekening houden met de beschikbaarheid van dat specifieke materiaal en de bijbehorende op- en afbouwcapaciteit.
Voor een bedrijfsevent op locatie gelden bovendien soms extra logistieke voorbereidingen, zoals het afstemmen met de locatie over aanrijdtijden en opbouwmogelijkheden. Hoe eerder je boekt, hoe meer ruimte er is om alles goed voor te bereiden.
Welke maanden zijn rustig genoeg voor een last-minute bedrijfsfeest?
De rustigste maanden voor bedrijfsfeesten zijn januari, februari en augustus. In januari en februari zijn de meeste eindejaarsfeesten voorbij en is de vraag naar evenementenverhuur aanzienlijk lager. Augustus is rustig omdat veel medewerkers op vakantie zijn, wat grote groepsbijeenkomsten lastig maakt.
Ook maart en september zijn relatief rustig, al neemt de drukte in september al iets toe richting het vierde kwartaal. In deze maanden is de kans groter dat je op kortere termijn, soms zelfs binnen twee tot drie weken, nog een goede barservice kunt regelen voor je bedrijfsfeest.
Wat zijn de voordelen van een bedrijfsfeest buiten het hoogseizoen plannen?
Een bedrijfsfeest buiten het hoogseizoen plannen heeft een aantal concrete voordelen. Je hebt meer keuze in beschikbare data, locaties en materiaal, en je bent minder afhankelijk van vroeg boeken. Bovendien is de kans groter dat medewerkers aanwezig kunnen zijn, omdat er minder concurrentie is met andere verplichtingen en feesten.
De voordelen op een rij:
- Meer flexibiliteit in planning en locatiekeuze
- Betere beschikbaarheid van verhuurpartijen en cateraars
- Hogere opkomst onder medewerkers, omdat er minder andere afspraken zijn
- Meer ruimte voor maatwerk, omdat leveranciers minder onder druk staan
- Unieke timing, waardoor het feest meer opvalt en beter bijblijft
Een bedrijfsfeest organiseren in bijvoorbeeld maart of mei kan zo een bewuste keuze worden die je onderscheidt van de standaard kerstborrel. Het geeft je ook de mogelijkheid om buiten te feesten, wat in het voorjaar of de vroege zomer veel aantrekkelijker is dan in december.
Hoe kies je het juiste barmateriaal voor elk seizoen?
Het juiste barmateriaal voor een bedrijfsfeest kies je op basis van het seizoen, de locatie en de gewenste sfeer. Voor een winterse indoorborrel past een warme, sfeervolle bar goed. Voor een zomers buitenevenement heb je juist materiaal nodig dat bestand is tegen buitenomstandigheden en dat aansluit bij een luchtige, frisse uitstraling.
Een paar richtlijnen per seizoen:
- Lente en zomer (buiten): kies voor een mobiele bar of een concept dat geschikt is voor buitengebruik, met voldoende koelcapaciteit voor warme dagen
- Herfst en winter (binnen): een sfeervolle vintage bar of een cocktailbar past goed bij een warme, intieme sfeer
- Grote aantallen gasten: denk aan een stellingbar of een concept met meerdere tappunten om wachtrijen te voorkomen
- VIP of exclusief: een cocktailbar of themabar verhoogt de beleving voor kleinere, exclusieve groepen
Naast het seizoen speelt ook de duur van het evenement een rol. Een avondfeest vraagt om andere koelcapaciteit dan een lunchevenement. Bespreek altijd de specifieke wensen en het programma met je verhuurpartner, zodat het materiaal precies aansluit op wat je nodig hebt.
Hoe EventBar helpt bij het organiseren van jouw bedrijfsfeest
Bij EventBar helpen we bedrijven door het hele jaar heen met het vinden van het juiste barconcept voor hun event. Of je nu een kerstborrel in december plant of een productlancering in april, wij denken met je mee over het beste materiaal, de logistiek en de sfeer die past bij jouw evenement.
Wat wij bieden voor bedrijfsfeesten:
- Een breed assortiment aan unieke barconcepten, van cocktailbar tot vintage stellingbar
- Volledige ontzorging inclusief op- en afbouw op locatie
- Koeling, glaswerk, decoratie en signing uit eigen voorraad
- Ervaring met zowel kleine bedrijfsborrels als grote corporate evenementen
- Flexibele beschikbaarheid, ook buiten het hoogseizoen
Wil je weten wat wij voor jouw bedrijfsfeest kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.
