Voor een bedrijfsfeest van gemiddelde omvang doe je er verstandig aan om minimaal drie tot zes maanden van tevoren te beginnen met boeken. Voor grotere events of populaire periodes zoals de feestdagen geldt zelfs zes tot twaalf maanden van tevoren. Hoe eerder je start, hoe meer keuze je hebt in locaties, leveranciers en concepten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het plannen van een bedrijfsfeest, zodat jij op tijd de juiste keuzes maakt.
Hoe ver van tevoren moet je een locatie reserveren?
Een locatie reserveer je het beste zes tot twaalf maanden van tevoren, zeker als je kiest voor een populaire evenementenlocatie of een datum in het najaar. Locaties raken in drukke periodes snel volgeboekt, en een late reservering betekent vaak dat je genoegen moet nemen met een minder geschikte ruimte of een onhandige datum.
Houd bij het kiezen van een locatie rekening met de volgende factoren:
- Capaciteit: past de ruimte bij het verwachte aantal gasten?
- Bereikbaarheid: is de locatie goed bereikbaar per openbaar vervoer en is er voldoende parkeerruimte?
- Faciliteiten: beschikt de locatie over de benodigde technische voorzieningen, zoals stroom en water voor een mobiele bar?
- Sfeer: past de uitstraling bij het karakter van jouw bedrijf en het doel van het feest?
Zodra je een locatie op het oog hebt, vraag dan meteen naar de beschikbaarheid voor jouw gewenste datum. Locaties plannen regelmatig meerdere events per weekend, dus wacht niet met vastleggen.
Wanneer moet je een barservice of cocktailbar inplannen?
Een barservice of cocktailbar plan je het beste drie tot zes maanden voor het event in. Goede barleveranciers zijn populair, zeker in het najaar en rond de feestdagen. Wie te lang wacht, loopt het risico dat zijn of haar voorkeursleverancier al volgeboekt is voor de gewenste datum.
Bij het inplannen van een barservice zijn er een paar dingen die je vroeg wilt weten:
- Welk type bar past bij het concept van jouw event? Denk aan een klassieke feestbar, een cocktailbar of een thematische opzet.
- Hoeveel gasten verwacht je, en hoe lang duurt het event? Dit bepaalt de benodigde capaciteit en het aantal barmedewerkers.
- Wil je dat de barservice de op- en afbouw verzorgt? Zo ja, controleer dan of dit is inbegrepen.
Een cocktailbar voor een zakelijk evenement voegt niet alleen een praktische functie toe, maar ook sfeer en beleving. Dat maakt het een van de onderdelen die je vroeg in het planningsproces wilt vastleggen.
Wat is de beste periode om een bedrijfsfeest te organiseren?
De populairste periodes voor een bedrijfsfeest zijn oktober, november en december, gevolgd door het voorjaar rond april en mei. In het najaar vallen veel jaarlijkse personeelsfeesten en eindejaarsborrels, wat betekent dat locaties en leveranciers in die maanden het snelst volgeboekt zijn.
Wil je meer ruimte en flexibiliteit? Overweeg dan een datum in januari, februari of september. In die maanden is de vraag lager, wat je vaak meer onderhandelingsruimte geeft bij locaties en leveranciers. Bovendien zijn je collega’s dan minder snel al ergens anders naartoe.
Houd ook rekening met vakantieperiodes en nationale feestdagen. Een bedrijfsfeest vlak voor of na een schoolvakantie kan leiden tot een lagere opkomst, omdat medewerkers al reisplannen hebben gemaakt.
Welke leveranciers moet je als eerste vastleggen?
De leveranciers die je als eerste vastlegt, zijn de locatie, de cateraar of barservice, en eventueel een DJ of band. Dit zijn de partijen met de meeste boekingen en de minste flexibiliteit in hun agenda. Zodra deze drie zijn bevestigd, bouw je de rest van het event daaromheen op.
Een handige volgorde voor het vastleggen van leveranciers:
- Locatie (zes tot twaalf maanden van tevoren)
- Barservice of cateraar (drie tot zes maanden van tevoren)
- Entertainment, zoals een DJ, band of spreker (drie tot vier maanden van tevoren)
- Decoratie en meubilair (twee tot drie maanden van tevoren)
- Vervoer en overige diensten (een tot twee maanden van tevoren)
Door deze volgorde aan te houden, voorkom je dat je een locatie hebt geboekt maar geen passende barservice meer kunt vinden voor die specifieke datum.
Wat zijn de risico’s van te laat boeken?
Te laat boeken voor een bedrijfsfeest leidt tot minder keuze, hogere kosten en onnodige stress. Wie pas twee maanden voor het event begint met plannen, merkt al snel dat de beste locaties bezet zijn, leveranciers niet meer beschikbaar zijn en prijzen hoger uitvallen door spoedboekingen.
Concrete risico’s van een late start:
- Jouw voorkeursdatum is niet meer beschikbaar bij de gewenste locatie
- Populaire barservices en cateraars zijn al volgeboekt
- Je betaalt een toeslag voor last-minute beschikbaarheid
- Er is minder tijd om het concept goed uit te werken, wat de beleving voor gasten beïnvloedt
- Interne communicatie en uitnodigingen komen te laat bij medewerkers aan
Zeker bij een bedrijfsfeest op locatie waarbij meerdere leveranciers moeten samenwerken, is een goede planning onmisbaar. Logistieke afstemming kost tijd, en die tijd heb je niet als je te laat begint.
Hoe maak je een realistische tijdlijn voor een bedrijfsfeest?
Een realistische tijdlijn voor het organiseren van een bedrijfsfeest begint met het vaststellen van de datum en het budget, en werkt vervolgens terug naar vandaag. Verdeel de planning in duidelijke fases, zodat je nooit met een lege agenda staat vlak voor het event.
Een overzicht van een realistische tijdlijn:
| Tijdstip voor het event | Actie |
|---|---|
| 6 tot 12 maanden | Datum bepalen, budget vaststellen, locatie zoeken en reserveren |
| 3 tot 6 maanden | Barservice, cateraar en entertainment vastleggen |
| 2 tot 3 maanden | Uitnodigingen versturen, decoratie en meubilair boeken |
| 1 maand | Definitieve gastenlijst, vervoer regelen, draaiboek opstellen |
| 1 tot 2 weken | Alle leveranciers bevestigen, praktische details afstemmen |
| Dag zelf | Opbouw controleren, draaiboek volgen, genieten |
Werk met een gedeeld planningsdocument zodat iedereen die betrokken is bij de organisatie altijd toegang heeft tot de laatste stand van zaken. Stel tussentijdse deadlines in en wijs verantwoordelijkheden toe per taak.
Hoe EventBar helpt bij het organiseren van jouw bedrijfsfeest
Een goed bedrijfsfeest staat of valt met de juiste partners. EventBar ontzorgt je volledig op het gebied van barmateriaal, sfeer en beleving. Of je nu kiest voor een stijlvolle cocktailbar, een thematische feestbar of een complete barsetup voor een groot zakelijk evenement, wij denken met je mee van concept tot uitvoering.
Wat wij voor jou regelen:
- Advies op maat: we helpen je kiezen welk barconcept past bij jouw event en locatie
- Volledig verzorgde op- en afbouw: jij hoeft nergens naar om te kijken
- Breed assortiment: van vintage barren en cocktailbars tot koeling, glaswerk, meubilair en decoratie
- Ervaring in zakelijke events: we werken voor uiteenlopende bedrijven en A-merken in de drankenbranche
Wil je vroeg beginnen en zeker zijn van de beste optie voor jouw bedrijfsfeest? Neem contact met ons op en we bespreken samen wat we voor jouw event kunnen betekenen.
