Voor een geslaagde kerstborrel op de zaak heb je in ieder geval een goede locatie, voldoende dranken en barservice, sfeervolle decoratie en een duidelijke planning nodig. Hoe uitgebreid je dat aanpakt, hangt af van het aantal gasten en het budget dat je beschikbaar hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het organiseren van een bedrijfsfeest rond de feestdagen.
Hoeveel gasten kun je verwachten op een bedrijfskerstborrel?
Bij een kerstborrel op de zaak kun je rekenen op een opkomst van 60 tot 80 procent van het totale personeelsbestand. Niet iedereen kan of wil aanwezig zijn, maar de meeste medewerkers haken graag aan bij het jaarlijkse kerstmoment. Houd bij je planning altijd rekening met een marge naar boven, zodat je niet te krap zit.
Weet je van tevoren dat jullie bedrijf ook partners, klanten of externe relaties uitnodigt? Dan kan het aantal gasten flink oplopen. Zet in dat geval ruim van tevoren een aanmeldlijst uit, zodat je de catering, barservice en ruimte nauwkeurig kunt afstemmen op het werkelijke aantal bezoekers.
Voor kleine teams van tien tot vijftien personen volstaat een informele setting. Zodra je boven de vijftig gasten uitkomt, loont het om professionele barservice in te schakelen en de logistiek strakker te organiseren.
Welke dranken en barservice heb je nodig voor een kerstborrel?
Voor een kerstborrel op het werk zorg je in ieder geval voor een mix van alcoholische en alcoholvrije dranken, bediend vanuit een centrale bar. Denk aan bier, wijn, prosecco en een selectie van frisdranken en mocktails. Een cocktailbar voegt extra beleving toe en past goed bij een feestelijke sfeer.
Reken als vuistregel op twee tot drie consumpties per persoon per uur bij een borrel van twee uur. Duurt het feest langer of serveer je ook een diner, pas dan de hoeveelheden daarop aan. Vergeet ook het glaswerk niet: de juiste glazen per dranksoort maken een groot verschil in uitstraling.
Wil je iets bijzonders aanbieden? Een cocktailbar of een thematische drankbeleving sluit goed aan bij de feestdagen en geeft gasten iets om over te praten. Zorg wel dat er altijd voldoende alcoholvrije alternatieven beschikbaar zijn.
Wat zijn de beste locaties voor een kerstborrel op kantoor of buiten?
De beste locatie voor een kerstborrel hangt af van het aantal gasten, het gewenste sfeergevoel en het budget. Op kantoor zelf is praktisch en vertrouwd, maar een externe locatie of een feestelijk ingerichte buitenruimte geeft het evenement een echt feestelijk karakter.
Populaire keuzes voor een bedrijfsfeest op locatie zijn:
- Het eigen kantoor of de bedrijfshal tijdelijk omgetoverd met verlichting, decoratie en een mobiele bar
- Een externe evenementenlocatie zoals een loft, industrieel pand of partycentrum
- Een buitenlocatie met een tent of overkapping, ideaal voor bedrijven met een groot terrein
- Een horecagelegenheid die je volledig afhuurt voor de avond
Bij een buitenlocatie of tijdelijk ingerichte ruimte is het slim om te kiezen voor een mobiele bar die past bij de sfeer van de locatie. Zo creëer je een complete beleving zonder dat je zelf alles bij elkaar hoeft te zoeken.
Hoe ver van tevoren moet je een kerstborrel plannen?
Plan een kerstborrel op de zaak minimaal twee tot drie maanden van tevoren. Locaties, cateraars en verhuurpartners voor barmateriaal raken in het najaar snel volgeboekt, zeker in de periode van november tot en met half december. Wie vroeg begint, heeft de meeste keuze.
Een handige tijdlijn voor het organiseren van een bedrijfsfeest:
- 3 maanden van tevoren: Datum prikken, budget bepalen en locatie reserveren
- 2 maanden van tevoren: Barservice en catering regelen, uitnodigingen versturen
- 1 maand van tevoren: Decoratie en sfeerverhogende elementen bevestigen, aanmeldingen verwerken
- 1 week van tevoren: Definitief aantal gasten doorgeven, praktische zaken afronden
- Op de dag zelf: Opbouw en inrichting tijdig laten plaatsvinden
Hoe groter het evenement, hoe eerder je begint. Voor een borrel met meer dan honderd gasten is vier maanden van tevoren plannen geen overdaad.
Welke sfeerverhogende elementen maken een kerstborrel onvergetelijk?
Een kerstborrel wordt onvergetelijk door de combinatie van warme verlichting, passende muziek, een sfeervolle bar en kleine details die het thema versterken. Het zijn de visuele en zintuiglijke elementen samen die de sfeer bepalen, niet één enkel onderdeel.
Denk aan de volgende elementen om de sfeer te verhogen:
- Verlichting: Warm wit licht, kaarsen of feestverlichting geven direct een gezellige uitstraling
- Muziek: Een live act, DJ of zorgvuldig samengestelde playlist past bij de toon van de avond
- Decoratie: Kerstbomen, dennengroen, kerstballen en thematische signing versterken het feestgevoel
- Een opvallende bar: Een vintage of retro bar trekt de aandacht en wordt een natuurlijk middelpunt
- Hapjes en drankjes met een twist: Seizoensgebonden cocktails of een glühweinstation passen perfect bij de feestdagen
Kleine details tellen mee. Persoonlijke naamkaartjes, een fotomuur of een thematisch drankenmenu geven gasten het gevoel dat er echt nagedacht is over de avond.
Moet je barmateriaal huren of zelf regelen voor een kerstborrel?
Voor een kerstborrel op de zaak is barmateriaal huren in de meeste gevallen de slimste keuze. Zelf barmateriaal regelen kost veel tijd, je hebt doorgaans niet de juiste spullen in huis en de opbouw en afbouw zijn een extra belasting voor je eigen team. Huren geeft je alles in één pakket, inclusief de juiste uitstraling.
Wanneer huren duidelijk de betere optie is:
- Je verwacht meer dan twintig gasten
- Je wilt een professionele, verzorgde uitstraling
- Je hebt geen eigen barmateriaal, koeling of glaswerk
- Je wilt je team niet belasten met op- en afbouw
Zelf regelen kan werken bij een heel kleine, informele borrel op kantoor, maar zodra het evenement groter of zakelijker wordt, weegt de tijdsinvestering niet op tegen de kosten van huren.
Hoe wij helpen bij het organiseren van jouw kerstborrel
Bij EventBar verzorgen we alles wat je nodig hebt voor een geslaagde kerstborrel op de zaak. Van sfeervolle vintage barren tot koeling, glaswerk, decoratie en signing: ons assortiment is volledig gericht op beleving én praktisch gebruik. We leveren, bouwen op en bouwen na afloop weer af, zodat jij je volledig kunt richten op je gasten.
Wat we voor jouw bedrijfsfeest kunnen regelen:
- Een passende bar uit ons unieke assortiment, van cocktailbar tot stellingbar
- Complete koeling en glaswerk afgestemd op het aantal gasten
- Sfeervolle decoratie en signing die past bij de kerstperiode
- Volledige op- en afbouw, zodat jullie niets zelf hoeven te doen
- Inzet voor zowel kleine bedrijfsborrels als grote zakelijke evenementen door heel Nederland
Wil je weten wat we voor jouw kerstborrel kunnen betekenen? Bekijk ons aanbod voor bedrijfsevenementen of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend voorstel.
