Een winterevenement plannen is een feest op zich, maar de bar regelen vraagt om goede timing. De beste periode om een bar te boeken voor een winterevenement is tussen september en oktober, zodat je ruim op tijd bent voor de drukke feestdagenperiode. Populaire barconcepten zijn in november en december snel volgeboekt, zeker rondom kerst en oud en nieuw. In dit artikel lees je wanneer je moet boeken, welke barconcepten het beste passen bij winterevenementen en waar je op moet letten bij het kiezen van een verhuurpartner.
Wanneer is het slim om een bar te boeken voor een winterevenement?
Het slimste moment om een bar te boeken voor een winterevenement is minimaal 8 tot 12 weken van tevoren, en bij grote evenementen of rond feestdagen zelfs eerder. De wintermaanden, met name november en december, zijn de drukste periode in de evenementenwereld. Wie te laat boekt, riskeert dat het gewenste barconcept niet meer beschikbaar is.
Denk aan kerstborrels, eindejaarsfeesten, nieuwjaarsrecepties en winterbruiloften. Al deze events vallen in een relatief korte periode, waardoor de vraag naar kwalitatief barmateriaal en complete barconcepten piekt. Evenementenbureaus en eventplanners die meerdere events in de winter plannen, doen er verstandig aan al vroeg in het najaar hun barpartner vast te leggen. Zo houd je de regie en hoef je geen concessies te doen aan stijl of concept.
Welke barconcepten zijn het meest geschikt voor winterevenementen?
Voor winterevenementen zijn barconcepten die sfeer uitstralen en flexibel inzetbaar zijn het meest geschikt. Denk aan een cocktailbar voor een stijlvol kerstdiner, een stellingbar voor een bedrijfsevent of een DJ Bar voor een feestelijke eindejaarsavond. Het concept kies je op basis van de locatie, het type event en de gewenste beleving.
Binnenevenementen vragen om barconcepten die passen bij de sfeer van de ruimte. Een vintage- of retrobar geeft direct karakter aan een evenementenhal of kantoorruimte. Voor events met een VIP-component werkt een cocktailbar of een Dranklokaal uitstekend, omdat deze concepten een exclusieve uitstraling hebben en tegelijkertijd praktisch zijn voor barmedewerkers. Bij winterse thema-events, zoals een après-ski-borrel of een kerstmarktsfeer, past een robuuste, stoere bar perfect bij de ambiance.
Hoe ver van tevoren moet je barmateriaal reserveren voor de feestdagen?
Voor events rondom de feestdagen geldt: boek je barmateriaal bij voorkeur 10 tot 16 weken van tevoren. De periode van half november tot en met oud en nieuw is extreem druk. Populaire barconcepten en complete setups zijn dan als eerste volgeboekt.
Een handige planning voor eventplanners die winterevenementen organiseren:
- September: Concept bepalen, eerste contact leggen met je barverhuurpartner
- Oktober: Offerte aanvragen, beschikbaarheid bevestigen en reservering vastleggen
- November: Details afstemmen, zoals op- en afbouwtijden, locatie en barmedewerkers
- December: Definitieve briefing en logistiek afronden
Wie pas in november begint met zoeken, merkt al snel dat de mooiste concepten al zijn gereserveerd. Vroeg boeken geeft je niet alleen meer keuze, maar ook meer ruimte om het concept goed af te stemmen op jouw event.
Wat kost het huren van een bar voor een winterevenement?
De kosten voor het huren van een bar voor een evenement variëren sterk en hangen af van het type barconcept, de duur van het event, de locatie en de gewenste extra’s. Een basisopstelling begint doorgaans bij een paar honderd euro, terwijl een complete setup met meerdere barren, koeling, glaswerk en decoratie al snel oploopt.
Factoren die de prijs beïnvloeden:
- Type barconcept: Een eenvoudige stellingbar is anders geprijsd dan een volledig uitgeruste cocktailbar of DJ Bar
- Duur en locatie: Een eendaags event in de buurt van de verhuurlocatie kost minder dan een meerdaags festival ver weg
- Op- en afbouw: Kies je voor een verhuurpartner die dit inclusief aanbiedt, dan bespaar je op eigen mankracht en logistiek
- Extra’s: Denk aan glaswerk, koeling, signing en decoratie die de totaalprijs beïnvloeden
Het is nuttig om altijd een totaalofferte op te vragen, zodat je weet wat er precies inbegrepen is. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Wat zijn de voordelen van een mobiele bar bij een winterevenement buiten?
Een mobiele bar bij een winterevenement in de buitenlucht biedt flexibiliteit, snelle opbouw en een herkenbaar middelpunt op het terrein. Bezoekers weten direct waar ze naartoe moeten, en de bar fungeert als sfeervol ankerpunt op een wintermarkt, outdoorfestival of bedrijfsfeest in de tuin.
Mobiele barconcepten zoals de Bier-Mobiel of de MultiBar zijn specifiek ontworpen voor buitengebruik en zijn daardoor bestand tegen de omstandigheden die winterevenementen met zich meebrengen. Ze zijn snel opgebouwd, eenvoudig te verplaatsen en bieden barmedewerkers een prettige werkplek, ook als het buiten koud is. Bovendien zorgt een goed ontworpen mobiele bar voor een professionele uitstraling die past bij elk type buitenevent, van een kleinschalige VIP-receptie tot een groot publieksevenement.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een barverhuurpartner voor de winter?
Bij het kiezen van een barverhuurpartner voor de winter let je op betrouwbaarheid, flexibiliteit, assortiment en de mate waarin de service all-in is. Een goede partner denkt mee op conceptueel niveau en regelt de op- en afbouw, zodat jij je kunt richten op de rest van het event.
Concrete punten om op te checken:
- Heeft de verhuurder een eigen voorraad, of werkt hij met derden? Eigen voorraad betekent meer zekerheid en directe beschikbaarheid
- Is op- en afbouw inclusief? Dit bespaart je veel tijd en gedoe op de dag zelf
- Heeft de partner ervaring met winterevenementen en buitenopstellingen?
- Kan de partner meerdere concepten leveren, zodat je kunt opschalen of combineren?
- Hoe snel en duidelijk communiceert de partner? Snelle respons en heldere offertes zijn een goed teken
Voor eventplanners die meerdere events per jaar organiseren, is het ook nuttig om te kijken of de verhuurpartner werkt met vaste B2B-afspraken of partnertarieven. Dat maakt samenwerking makkelijker en voorspelbaarder. Bekijk ook het volledige aanbod van barconcepten om een goed beeld te krijgen van wat er mogelijk is.
Hoe EventBar helpt bij het organiseren van jouw winterevenement
Bij EventBar begrijpen we dat winterevenementen vragen om een betrouwbare barpartner die snel schakelt en meedenkt. Ons assortiment aan unieke, zelfontworpen retro- en vintagebars is direct beschikbaar uit eigen voorraad en we verzorgen altijd de volledige op- en afbouw. Zo ben jij als eventplanner volledig ontzorgd.
- Keuze uit meerdere barconcepten: van Bier-Mobiel en MultiBar tot cocktailbar, DJ Bar en Dranklokaal
- Inclusief op- en afbouw, zodat jij je focust op het event zelf
- Ervaring met zowel kleine privé-events als grote zakelijke evenementen en festivals
- Flexibel en schaalbaar, ook voor meerdere events per seizoen
- Directe communicatie en heldere offertes, zonder gedoe
Wil je weten wat we voor jouw winterevenement kunnen betekenen? Leer ons beter kennen of neem direct contact op voor een vrijblijvende offerte. We helpen je graag om jouw event tot een succes te maken.
